Budget del personale, strumento di pianificazione aziendale

di Gianluca Spolverato

La gestione del budget del personale costituisce uno strumento fondamentale per la direzione del personale che, attraverso un’analisi del contesto economico aziendale, è in grado di proporre le soluzioni più adeguate a guidare le scelte e accompagnare la realizzazione delle strategie aziendali che impattano sulle persone.

Il budget del personale non è solo un esercizio numerico, ma un mezzo a disposizione della pianificazione aziendale, che può essere inserita nell’ottica di una strategia di crescita, oppure conservativa, o ancora manutentiva, a seconda del momento che l’azienda sta attraversando.

Una pianificazione puntuale per la realizzazione di una strategia aziendale necessita dei seguenti step:

• individuare i mezzi più adatti a raggiungere gli obiettivi prefissati;
• verificare le risorse occorrenti;
• quantificare in modo ottimale il relativo costo degli interventi. In quest’ambito rientra, naturalmente, l’aspetto numerico relativo al budget del personale.

Con riferimento all’individuazione dei mezzi più idonei per la realizzazione di una strategia aziendale, possiamo distinguere tre casistiche.

Strategia aziendale di crescita

Nell’analizzare quali siano i mezzi più idonei per mettere in atto una strategia di crescita aziendale, con riferimento alla gestione del personale, vanno presi in considerazione tutti gli strumenti legali, amministrativi e organizzativi a cui è possibile attingere. Ad esempio:

• aumento della produttività;
• gestione dello straordinario;
• aumento ore part-time;
• trasformazione da part-time a full-time;
• assunzioni ordinarie;
• assunzioni agevolate;
• ricorso al contratto a termine;
• ricorso alla somministrazione;
• ricorso allo staff leasing;
• attivazione contratti a chiamata;
• attivazione contratti di apprendistato;
• attivazione tirocini;
• attivazione collaborazioni autonome;
• ricorso all’appalto o esternalizzazione.

Strategia aziendale di stabilità

Anche in questo caso gli strumenti legali, amministrativi e organizzativi che possono essere presi in esame per supportare una strategia caratterizzata dal mantenimento di equilibrio e stabilità organizzativa sono diversi. Vediamone insieme alcuni:

• attivazione patti di non concorrenza;
• attivazione patti di stabilità;
• sviluppo piani di incentivazione a lungo termine;
• diminuzione del turn-over;
• sviluppo politiche di retention;
• politiche di conciliazione vita/lavoro;
• sviluppo politiche di benessere organizzativo;
• interventi di ascolto e comunicazione interna;
• protezione figure chiave;
• sviluppo politiche di successione e talent pipeline.

In questo ambito, prendendo in esame gli elementi dell’elenco, si comprende come il filo conduttore delle scelte aziendali in un’ottica conservativa rispecchi esattamente la strategia, con interventi che mirano a consolidare i rapporti con il personale esistente, e siano lungimiranti. In questo caso il budget del personale dovrà tenere conto di logiche completamente diverse rispetto al primo caso e anche il risultato economico potrà essere completamente diverso.

Strategia aziendale di riduzione

In questo caso, le misure da intraprendere vanno divise sulla base di due scenari diversi tra loro: quello relativo ad una riduzione del lavoro che porta con sé la necessità di ridurre l’organizzazione, e l’altro inerente alla necessità di ridurre i costi del personale per motivi diversi dalla riduzione del lavoro.

Riduzione lavoro

• temporanea riduzione orario di lavoro;
• permanente riduzione orario di lavoro;
• smaltimento ferie e permessi;
• licenziamenti individuali;
• ricorso ad ammortizzatori socialiSono una serie di misure previste dalla legge per sostenere economicamente chi ha perso il lavoro o ha subito una riduzione o sospensione dell’attività lavorativa (es. NASpI, Cassa Integrazione Guadagni). More;
• ricorso a procedure di mobilità;
• prepensionamenti;
• incentivo all’esodo;
• internalizzazione.

Riduzione costi del personale

• controllo sugli straordinari;
• conversione elementi retributivi in welfare;
• riduzione collettiva elementi retributivi;
• riduzione individuale elementi retributivi.

Una volta definita la strategia aziendale da perseguire e i relativi mezzi legali, amministrativi e organizzativi a disposizione, devono essere identificate in maniera puntuale le risorse occorrenti e, infine, quantificato l’impatto sul budget aziendale.

Quali costi vanno presi in considerazione nella predisposizione del budget del personale?

Nella predisposizione del budget del personale vanno prese in esame le seguenti voci di costo di natura sia variabile che fissa:

• risorse/costi di acquisizione del personale (ricerca e selezione delle risorse necessarie);
• risorse/costi di mantenimento del personale (retribuzione, premi, benefit, ecc.);
• risorse/costi di sviluppo del personale (formazione, tools);
• risorse/costi di cessazione del personale (fondo per incentivi all’esodo, rischio causa, spese legali etc.);
• costi di natura fissa che sono indipendenti dallo sviluppo della forza lavoro in azienda.

Quali sono le fasi per la costruzione del budget del personale?

Per la costituzione di un budget del personale è opportuno rispettare le seguenti fasi. Innanzitutto, è necessaria un’analisi del bilancio consuntivo, per poi procedere con l’analisi della composizione dell’organico, e di come si prevede essa possa evolvere nel tempo. Fondamentale, inoltre, è analizzare gli elementi retributivi e contributivi che possono essere soggetti a delle variazioni (di legge, di contratto, accordi, regolamenti, etc.). L’ultima fase prevede, invece, l’applicazione concreta della politica retributiva aziendale. A questo devono far seguito le analisi dell’incidenza di tutti i servizi legati alla gestione del personale, e degli altri costi.