Lavoro smart e lavoro intelligente: le regole che valgono sempre

di Gianluca Spolverato e Marta Manti

Implementare le strategie necessarie per lavorare in modo più intelligente richiede un po’ di pratica ed esercizio. La buona notizia è che, una volta acquisite, queste valgono sempre, in ogni occasione, e diventano ancora più preziose quando svolgiamo lavoro da remoto.
Nel lavoro tutti desideriamo poter fare di più in meno tempo, così da liberare tempo ed energie da dedicare ad altro, a un progetto che ci appassiona, alla nostra formazione, ai nostri hobby o alla famiglia.

Non sarebbe bello fare in poche ore quello che prima richiedeva una giornata aumentando allo stesso tempo la qualità del nostro lavoro? Noi l’abbiamo provato e abbiamo scoperto che è possibile. In che modo?

Delegare di più e meglio

Padroneggiare l’arte della delega è un’abilità essenziale. Ma se sei un maniaco del controllo, un perfezionista, può essere difficile. La chiave è capire che la capacità di delegare ti renderà più produttivo. Uno studio ha dimostrato che i CEO che delegano sperimentano livelli più bassi di fatica decisionale, meno casi di burnout, e generano il 33% di entrate in più rispetto a quelli con basse capacità di delega. Imparare a delegare è una competenza che va appresa e applicata con diligenza e costanza tenendo conto dei seguenti elementi:

•  Fiducia: fidarti delle persone che lavorano con te è il punto di partenza per imparare a delegare. Se non hai fiducia nelle capacità dei tuoi collaboratori non riuscirai mai ad affidare loro le tue mansioni. Fidarsi è fondamentale in una squadra;
• Cosa delegare: per definire quali sono le attività che puoi delegare, chiediti se otterresti lo stesso risultato o un risultato comunque soddisfacente se a svolgerle fosse un’altra persona al posto tuo;
• A chi delegare: non puoi delegare tutto a tutti, scegli la persona a cui delegare in base alle sue capacità e ai suoi carichi di lavoro;
• Riconoscenza: sii riconoscente verso la persona a cui hai delegato i tuoi compiti apprezzando anche pubblicamente il suo supporto.

 Concentrarsi sui compiti ad alto impatto

Ciascuno di noi possiede una lunga lista di cose da fare. Ma, invece di cercare di portare a termine tutto o di arrivare alla casella zero, è essenziale imparare a individuare e concentrarsi sui compiti che avranno il maggiore impatto a lungo termine sulla nostra performance lavorativa e sul successo della nostra azienda. Tieni la tua lista di cose da fare corta e concentrati su tre o cinque compiti importanti e impegnativi per la giornata, quelli che, una volta completati, ti faranno sentire altamente produttivo. Concentrati su questi compiti uno alla volta prima di passare a quelli meno importanti.

Prendere il controllo del proprio tempo

L’idea alla base di questa strategia è quella di rendersi attivi nella gestione del proprio tempo anziché passivi per migliorare la propria produttività. Per esempio, invece di rispondere ad ogni e-mail che arriva (atteggiamento reattivo), programmare blocchi di tempo durante la giornata per controllare e rispondere alle e-mail (atteggiamento proattivo). Un’altra idea è quella di fissare riunioni una dietro l’altra o di bloccare il tempo sul calendario per attività che richiedono pensiero e concentrazione come la ricerca, la scrittura o il brainstorming. Infatti, per entrare nel giusto flusso di lavoro, ci vuole tempo e ciascuna interruzione non fa altro che disperdere la nostra concentrazione portando il nostro cervello a dover ricominciare daccapo per raggiungere quello stesso livello.

Fare affidamento sul proprio orologio interno

Avete mai sentito il detto “il tempo è tutto”? Spesso, però, ci si concentra esclusivamente sul numero di ore e non sulla loro collocazione nella giornata. L’ora del giorno in cui lavori a certi tipi di compiti ha invece un altissimo impatto sulla tua produttività. Ma non è un approccio unico, poiché ogni persona ha un orologio interno diverso. Ognuno però sperimenta tre fasi di produttività nel corso di una giornata: picco, calo e rimbalzo. Durante le ore che precedono il nostro picco (di solito intorno a mezzogiorno), siamo più concentrati. Questo lo rende un momento perfetto per i compiti analitici. Al contrario, quando siamo al nostro punto più basso, è un buon momento per concentrarsi su compiti creativi. Tutto sta nell’imparare a sintonizzarsi con il proprio orologio interno.

 Trova il tuo work time-block ideale

Nathaniel Kleitman, uno dei primi ricercatori sul tema sonno, ha scoperto che operiamo in cicli da 90 a 120 minuti chiamati “cicli di riposo-attività di base”. La scienza ha dimostrato che il nostro cervello può durare circa 90 minuti a livelli ottimali prima di perdere colpi, dopo di che ha bisogno di una pausa. Cavalcare quest’onda ciclica può aiutare il nostro cervello a operare al massimo dell’efficienza. Lavorando in blocchi da 90 a 120 minuti seguiti da una pausa di 20-30 minuti, sarete in grado di concentrarvi più a lungo, evitando le distrazioni e mantenendo livelli di energia più alti. Senti che per te 90 minuti di concentrazione sono troppi? Prova la “tecnica del pomodoro”. La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo sviluppato da Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta. La tecnica utilizza un timer per suddividere il lavoro in intervalli, tradizionalmente lunghi 25 minuti, separati da brevi pause, dai 3 ai 5 minuti dopo ciascun blocco e dai 15 ai 30 minuti dopo aver svolto 4 blocchi.

Migliorare le proprie capacità di comunicazione in ogni occasione

La comunicazione è la chiave per mantenere relazioni positive sul lavoro. Fai del rafforzamento delle tue capacità di comunicazione e collaborazione una priorità in ogni occasione. Molto spesso si cade nell’abitudine di comunicare in modo monotono utilizzando uno o al massimo due strumenti per qualsiasi tipo di comunicazione e per qualsiasi interlocutore. Spesso l’e-mail viene considerata uno strumento universalmente valido e sufficiente per qualsiasi tipo di comunicazione, ma non è così. Cambiare i flussi di comunicazione è essenziale per massimizzare l’efficienza della comunicazione. È dunque fondamentale avere vari strumenti a propria disposizione (tra cui anche la comunicazione vis a vis) così come allenare la capacità di valutare quale mezzo sia più efficace per ciascuna comunicazione e interlocutore.

Sfruttare il potere delle abitudini

È sorprendente quante abitudini mettiamo in atto ogni giorno senza rendercene conto. Le abitudini sono comportamenti modello che abbiamo stabilito per salvarci dal dover prendere continue decisioni. Le abitudini sono potenti e possono essere utilizzate a vantaggio di una maggiore produttività al lavoro. Creare abitudini positive e condivise nel nostro modo di lavorare ci solleverà da una buona parte del peso decisionale e favorirà il senso di appartenenza di ciascun lavoratore. Ciò può includere il fatto di programmare riunioni ricorrenti sempre alla stessa ora ogni giorno o settimana, utilizzare i primi 5 minuti di una riunione di team per chiacchierare del più e del meno, mentre si aspetta chi è in leggero ritardo, o gli ultimi 5 minuti per aggiornarsi sulle attività più importanti della giornata, nominare i documenti condivisi in uno stesso modo.

Gestisci l’ambiente circostante

L’ambiente in cui si lavora ha una ricaduta enorme sulla propria produttività per cui non va sottovalutato. In ogni situazione, è importante delineare un’area esclusiva per il lavoro per aiutare la concentrazione. La zona prescelta dovrebbe essere ordinata e organizzata.
Inoltre, Lo sapevi che le persone che lavorano in un ambiente ben illuminato o che lavorano vicini alle finestre producono più del 12% rispetto alla media? La luce naturale può dare grande beneficio sia alla memoria che alle nostre funzioni cerebrali. Un altro modo per lavorare in modo più intelligente è ridurre al minimo le distrazioni.
Assicurati di nascondere il cellulare! Uno studio ha scoperto che avere il telefono presente, anche se non lo stai usando, può farti lavorare il 20% in meno. Puoi anche usare applicazioni come Rescuetime, StayFocusd o Freedom per bloccare del tutto i siti web che ti distraggono.