Come scrivere mail più efficaci: i consigli della Harvard Business Review

Secondo le statistiche di Internet Live Stats, portale che monitora i numeri del web a livello globale, ogni secondo vengono inviate nel mondo oltre tre milioni di email. Come sa bene ogni utilizzatore di questo mezzo, nelle nostre caselle informatiche si accumulano comunicazioni di ogni sorta: messaggi di lavoro, marketing, newsletter, molto spam. Va da sé che il tempo che dedichiamo a leggere ogni singolo messaggio non può essere molto. Ecco quindi alcuni semplici suggerimenti attinti dalla Harvard Business Review per rendere le nostre comunicazioni più efficaci. 

Non scrivere di fretta

Per scrivere bene è giusto prendersi il proprio tempo. Meglio impiegare qualche minuto in più e rileggere con attenzione, evitando spiacevoli errori di grammatica o anche solo di battitura, che conferiscono un aspetto trascurato al messaggio. Anche la punteggiatura vuole la sua parte: dare il giusto “ritmo” rende il testo più agevole da leggere, ma una virgola nel posto sbagliato può modificare irrimediabilmente il senso della frase!

Bene la sintesi, ma senza esagerare

Come già detto, le caselle di posta elettronica di qualunque utente del web traboccano ogni giorno di messaggi. È quindi fondamentale non perdersi in chiacchiere: il testo deve essere il più possibile breve e sintetico. Naturalmente, senza dimenticare per strada informazioni essenziali. 

Attenzione al “tono”

La conversazione orale, vis-à-vis, beneficia anche della comunicazione non verbale: in altre parole, non conta solo quello che diciamo ma anche il tono, l’espressione del viso, la gestualità. Tutto questo nella comunicazione scritta di perde. Per questo, è bene pesare attentamente le parole ed anche l’impatto “visuale” del testo, onde evitare spiacevoli fraintendimenti. 

Chiarezza, un ingrediente fondamentale

La chiarezza, in un testo scritto, è sempre l’ingrediente principale. E questo vale tanto in relazione alla forma quanto in relazione ai contenuti. Ogni messaggio, poi, va calibrato in base al destinatario che lo riceverà: è importante fare attenzione alla terminologia, evitando tecnicismi che potrebbero non essere compresi, ed anche allo stile che deve essere sempre adeguato e consono.