Comunicazione interna: 5 strumenti da conoscere

La comunicazione può viaggiare su molti canali, multimediali e non, e ogni strumento ha dei punti di forza e di debolezza. Per quanto riguarda nel dettaglio la comunicazione interna aziendale i tool a disposizione sono per lo più digitali. I più conosciuti sono almeno quattro:

• e-mail e newsletter
• chat e canali broadcast
• intranet
• social network aziendali

Tutti questi strumenti presentano dei punti di forza ma anche delle criticità e, soprattutto, per essere veramente efficaci devono essere utilizzati nel contesto giusto. 

Vediamo insieme quali sono i pro e i contro di ogni canale e quale può essere lo strumento più utile a seconda della situazione di partenza. 

E-mail e newsletter

E-mail e newsletter sono in assoluto gli strumenti più utilizzati nel mondo della comunicazione aziendale. Si prestano di norma a contenuti di natura informativa che non richiedono particolare interazione con il collaboratore che le riceve.

Nel caso di comunicazioni massive, i principali strumenti di e-mail marketing possono essere ben adattati alle esigenze di comunicazione interna, creando liste dedicate per tipologia di ricevente.

Pro: trattandosi di un mezzo sdoganato da lungo tempo anche fra i meno avvezzi alla tecnologia, non necessita di corsi di formazione per imparare a usarlo. Le e-mail ci raggiungono ovunque, tutti sappiamo leggerle e permettono di veicolare contenuti in modo chiaro e completo. 

Contro: proprio per le ragioni sopra elencate, veniamo quotidianamente sommersi di mail, al punto che risulta pressoché impossibile leggerle tutte. Di conseguenza la comunicazione via mail può risultare talvolta inefficace, perché per motivi in realtà scollegati dal mezzo in sé i contenuti rischiano di perdersi o di non essere visti. 

Chat e canali broadcast 

Anche le chat vengono ormai utilizzate universalmente da tutti, indipendentemente dall’età e dalla confidenza con la tecnologia. I canali di messaggistica istantanea rappresentano quindi un metodo veloce e immediato per comunicare con i propri collaboratori.

Pro: la chat è sempre a portata di mano, è semplicissima da usare e molto diretta. Il contenuto arriva all’istante sul nostro smartphone e attira subito l’attenzione. Infatti, molte aziende l’hanno usata nel periodo emergenziale per diffondere comunicazioni e informazioni relative alle misure di sicurezza, o semplicemente per far sentire la propria vicinanza a chi si trovava a casa.

Contro: questi strumenti presentano importanti limiti tecnici e di privacy, se non si usano chat legate a strumenti aziendali. Inoltre, per la loro natura effimera i messaggi istantanei sono efficaci solo se usati per comunicazioni brevi e poco confidenziali. 

Intranet

Intranet è probabilmente il mezzo di comunicazione interna più diffuso a livello aziendale, permette la condivisione di informazioni e la collaborazione tra diversi team.

Ne esistono di diversi tipi.

L’intranet tradizionale (o intranet 1.0) permette la condivisione di informazioni top-down (dal management verso i collaboratori) e di documenti aziendali importanti.

La sua evoluzione è l’intranet sociale (o intranet 2.0). In questo caso la comunicazione non è unidirezionale, ma coinvolge attivamente anche i dipendenti, che possono collaborare nella creazione dei contenuti. 

Pro: permette di veicolare informazioni in modo controllato. Le persone possono consultarle solo in caso di bisogno, trovandole sempre a disposizione.

Contro: spesso non è ottimizzato per una fruizione da mobile ed è uno strumento troppo statico e poco intuitivo da utilizzare. Spesso, inoltre, si può accedere solo quando si è connessi dalla rete aziendale.

Social network aziendali

Un’ulteriore evoluzione dell’intranet, che punta ancora di più sull’interazione tra pari, sono i social network aziendali, dove ogni dipendente, attraverso il suo profilo personale, può fare networking e comunicare velocemente con i colleghi.

Pro: permettono un’interazione immediata e, se utilizzati bene, possono essere molto coinvolgenti.

Contro: le informazioni vengono presentate tutte allo stesso livello, e non agilmente segmentate per argomento o interesse. Di conseguenza, quando reperire l’informazione necessaria risulta difficile si perde velocemente interesse.

Un metodo di comunicazione: il Brand Journalism

Tutti questi strumenti sono dei mezzi importanti per comunicare all’interno di un’azienda. Come abbiamo visto, per superare i loro limiti è importante utilizzare ogni strumento nel contesto giusto. Un altro aspetto fondamentale da tenere in considerazione è il metodo che vogliamo seguire per comunicare.

Il brand journalism è una forma di giornalismo al servizio del brand. Prevede una piattaforma dedicata dove condividere non solo le informazioni utili, ma anche storie coinvolgenti, che collaborano a costruire l’identità e i valori aziendali. 

Pro: permette di superare tutti i limiti degli altri strumenti ed è di grande impatto sul coinvolgimento dei collaboratori, che di fatto si traduce anche in una migliore immagine dell’impresa che gli stessi lavoratori portano all’esterno. 

Contro: per realizzare un progetto di successo serve un ampio e approfondito lavoro di analisi del contesto, delle esigenze e delle aspettative. 

Un anno fa, dall’esperienza di successo di laborability è nato “laborability for”, che proprio a partire da questo lavoro preliminare realizza progetti di internal brand journalism su misura.

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