L’intranet come strumento di comunicazione interna

Strumento principe della comunicazione nelle aziende, l’intranet è utile per migliorare l’engagement e tenere i collaboratori sempre aggiornati. 

L’intranet è una rete informatica privata, accessibile solo ai membri dell’organizzazione, che consente la condivisione di informazioni e documenti tra i vari dipartimenti. Presenta molti vantaggi ma, come la maggior parte degli strumenti, ha dei pro e dei contro. Vediamo meglio quali.

Cos’è e a cosa serve l’intranet 

L’intranet è una rete informatica privata che consente ai dipendenti di un’organizzazione di condividere informazioni, documenti e risorse in modo rapido ed efficiente. La sua funzione principale è quella di favorire la comunicazione interna all’interno dell’azienda.

Il suo utilizzo permette ai dipendenti di avere accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro, come ad esempio news aziendali, procedure interne, data room e molto altro ancora.

Attraverso questo sistema è possibile migliorare l’efficienza delle attività lavorative grazie alla condivisione dei documenti tra i vari membri del team e alla possibilità di collaborare in tempo reale su progetti comuni.

Un’altra caratteristica importante è la sicurezza: essendo una rete privata riservata solo ai membri dell’organizzazione, garantisce un alto livello di protezione dei dati sensibili dell’azienda.

Pro e contro dell’intranet come strumento di comunicazione

Come abbiamo visto, si tratta di uno strumento che può portare molti vantaggi all’azienda, ma come ogni cosa ha anche degli svantaggi. 

Partiamo dai pro: innanzitutto, grazie alla possibilità di condividere facilmente informazioni tra i dipendenti, si può migliorare il flusso di lavoro e ridurre il tempo speso per cercare le informazioni necessarie.

Un altro grande vantaggio è la possibilità di coinvolgere in modo più attivo i dipendenti nella vita aziendale. Attraverso sezioni dedicate alle news o al calendario degli eventi si può aumentare l’engagement dei lavoratori, rendendo più forte il senso di appartenenza. Purtroppo però le intranet sono spesso degli spazi statici, che permettono di raggiungere questo obiettivo solo in parte.

Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi. Uno dei principali riguarda la privacy relativa alle informazioni scambiate: se non si presta la dovuta attenzione potrebbe verificarsi una divulgazione involontaria di informazioni private o sensibili.

L’utilizzo costante della tecnologia, inoltre, potrebbe rappresentare un fattore di stress per alcuni dipendenti meno avvezzi all’utilizzo del computer o comunque poco interessati a questo tipo di strumenti digitali.

Inoltre, non sempre è ottimizzata per la fruizione da mobile e viene percepita, anche per questo, come uno strumento molto statico. 

Infine, frequentemente si può accedere solo quando si è connessi alla rete aziendale.

Strumenti di comunicazione alternativi 

Oltre alla intranet, ci sono altri strumenti che possono essere utilizzati per migliorare la comunicazione interna all’interno di un’azienda. 

Tra questi ci sono i software di collaborazione online, come Microsoft Teams o Slack. Questo tipo di strumento permette ai dipendenti di comunicare in tempo reale attraverso chat e videochiamate.

Un altro strumento simile è il sistema CRM (Customer Relationship Management), che viene spesso utilizzato dal reparto vendite, ma può anche migliorare la connessione tra i dipendenti dell’azienda. Il sistema consente infatti una gestione più efficiente dei contatti con i clienti e delle informazioni, rendendole disponibili a tutti i dipendenti. Esistono poi i social network aziendali, che sono immediati e coinvolgenti.

Laborability for: l’alternativa personalizzabile a Intranet

Per rispondere all’esigenza delle aziende di migliorare la comunicazione interna, è nato “laborability for”,  un progetto personalizzato di internal brand journalism dedicato appositamente alle aziende. 

Uno strumento nuovo, moderno e flessibile, che si propone di raccontare e valorizzare quel patrimonio di storie ed esperienze che ogni azienda ha, e che spesso risulta tanto difficile da far emergere. 

Laborability for viene modellato di volta in volta sulle esigenze dell’azienda, grazie a un ampio lavoro preliminare che permette di comprendere come meglio sviluppare il progetto, con sondaggi online, focus group, analisi e output.

Rispetto a una intranet, laborability for è una soluzione non solo più personalizzabile, ma anche più vicina ai bisogni dei collaboratori, perché parte proprio dall’analisi degli obiettivi aziendali e delle necessità delle persone che lavorano in azienda.

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