9 tecniche per gestire al meglio il time management

Una buona gestione del tempo al lavoro è importante per non disperdere le vostre energie e quelle dei vostri collaboratori e raggiungere i traguardi che vi siete prefissati. L’organizzazione delle attività lavorative è strettamente legata al time management, e questo può essere più difficile da coordinare nei periodi di maggior intensità. 

Se siete sottoposti a un forte stress, organizzare al meglio il vostro tempo è fondamentale: ecco 9 tecniche da attuare per gestire bene le ore che avete a disposizione durante il giorno e non essere costretti a dover sacrificare troppo tempo libero per affrontare una mole ingente di lavoro.

L’importanza del time management

Il tempo è un elemento che non si può acquistare, né modificare: fa parte della nostra vita e, dunque, anche della sfera lavorativa. Se, da una parte, non è possibile comprare il tempo, è possibile sfruttarlo al meglio, imparando a gestirlo in modo efficace.

Il time management consiste nella pianificazione e nel controllo del tempo in rapporto agli obiettivi di business dell’azienda o delle performance del proprio team. Una corretta gestione del tempo permette di ottimizzare le attività, aumentare la produttività, e l’efficacia dei processi operativi.

Sono diverse le buone prassi che potete mettere in atto per migliorare la gestione del vostro tempo nel corso della giornata. Ecco come ottimizzare le vostre energie ed essere sempre performanti. 

Sveglia presto e rituale mattutino

Svegliarsi presto aiuta ad aumentare la produttività. Nelle prime ore del giorno, infatti, la forza di volontà e la capacità di concentrazione sono ai livelli massimi. È questo il momento in cui si riesce a fare tutto più facilmente. 

Per accrescere il valore di questa buona abitudine, scegliete una piccola attività da fare appena svegli: leggere un libro, fare degli esercizi di respirazione, praticare pochi minuti di meditazione o le prime posizioni di yoga. È un modo per iniziare al meglio la giornata.

Avere una to do list

Una volta svegliati e rafforzati da una buona colazione nutriente, pianificate una lista delle cose da fare e organizzatele per priorità. Avere un programma chiaro della giornata fin dalle prime ore è la base di un time management efficace.

Scrivete le attività da fare in un file al computer, sul tablet o anche nella vostra agenda cartacea e, via via durante il giorno, una volta fatte, eliminatele dalla lista. 

Ambiente di lavoro privo di distrazioni

Una buona gestione del tempo è legata anche al luogo in cui lavorate. Se siete in una condizione di condivisione degli spazi, come un coworking, o se vi trovate a casa in smart workingÈ una nuova modalità di svolgimento dell’attività lavorativa, introdotta dalla l. 81/2017 e caratterizzata dall’assenza di precisi vincoli di orario e di luogo di lavoro per il dipendente. More, fate in modo che non vi siano distrazioni. 

È importante mantenere la scrivania sempre in ordine, e  tenere lontano lo smartphone utilizzandolo solo nelle pause prestabilite.

Concentrazione su un’unica attività

Anche se il multitasking viene spesso elogiato come una competenza importante, in realtà può ridurre la produttività fino al 40%. La ragione è semplice, e anche intuibile: il cervello non è mai fermo su un’unica attività e, anzi, si impegna contemporaneamente in più campi, subendo un vero e proprio esaurimento delle risorse. La soluzione è focalizzarsi su una singola attività alla volta, e portarla a termine prima di passare a quella successiva.

Fare delle pause regolari

Cercate di istituire delle pause regolari, e di rispettarle. Questo vi aiuterà a evitare lo stress e ad affrontare con più concentrazione le attività della giornata. A supporto ci sono molti strumenti tecnologici e app interessanti di timer.

Tracciare il tempo trascorso

Per gestire il tempo e capire come renderlo efficace, è indispensabile tenere traccia del tempo trascorso. Potete farlo manualmente o servirvi di apposite app scaricabili facilmente su qualsiasi device.

Rendere automatiche le operazioni ripetitive

Ci sono tante attività quotidiane, come la pubblicazione di contenuti sui social network o l’invio di email, che possono essere automatizzate: questo vi servirà a recuperare tempo da dedicare ad altre attività più importanti.

Saper delegare

Questo è un aspetto da non sottovalutare, specie nel caso dei manager. Per rendere ottimale l’uso del proprio tempo può essere utile, in alcuni casi, delegare le attività che non riuscite a fare da soli e ridurre, così, il carico di lavoro.

Dedicare tempo al relax

Infine, un’attività da non sottovalutare è quella del riposo. Se siete stanchi e stressati diminuiranno le vostre performance e, di conseguenza, quelle di tutto il vostro team di lavoro. Per questo è fondamentale ricavare, nell’arco della giornata, dei momenti per riposare e ricaricare le energie. 

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