Time management e gestione mail: come mantenere la casella di posta pulita

Impiegata di barrica dietro al pc, perché sommersa dai messaggi

(foto Shutterstock)

Mantenere “pulita” la casella di posta elettronica è un obiettivo ricorrente per tutti, ma per la maggior parte di noi somiglia più ad un incubo senza via d’uscita

«L’e-mail è uno zombi che continua a risorgere dai morti», scrive Sarah Ayoub sul Guardian. E per la maggior parte di noi è così davvero: l’incubo delle email da leggere che continuano ad aumentare senza mai scendere di numero è un pensiero ricorrente, che rimandiamo fino al momento in cui succede l’inevitabile. Ovvero fino a quando la nostra casella è ormai troppo piena: o ci decidiamo a fare un po’ di repulisti o non ci sarà più spazio per ricevere nuovi messaggi. 

La filosofia di Merlin Mann

Uscire dal tunnel è possibile? Forse sì, o almeno così sostiene Merlin Mann, guru del lifestyle e autore del blog 43folders.com, dove nel 2004 ha iniziato a porsi il problema e a prospettare l’obiettivo ”inbox zero”. Quasi vent’anni dopo, la sua soluzione per mantenere a zero il numero di messaggi da leggere è ancora oggetto di accese discussioni. L’approccio di Mann alla gestione della posta elettronica è rigoroso e si forma nell’ambito della sua ricerca della produttività: non si tratta del numero di e-mail che si accumulano, ma di quanto tempo il nostro cervello trascorre nella casella di posta.

Il metodo delle quattro D

La tecnica di Mann si basa sulle cosiddette “quattro d”: delete, delegate, defer, do. Tradotto, quando vediamo un nuovo messaggio possiamo scegliere se cancellarlo (delete), incaricare qualcun altro di rispondere (delegate), rimandare (defer) o agire (do). La prima scelta è ovviamente la migliore se si tratta di spam, posta indesiderata o inutile. L’ultima è quella più impegnativa, che ci impone di rispondere o di utilizzare il materiale ricevuto come richiesto. 

Un impegno quotidiano 

Un altro principio di Mann di cui far tesoro è che non tutte le email sono uguali: circa il 20% dei messaggi che riceviamo assorbono l’80% della nostra energia. E così è giusto che sia. Qualunque utente del web è quotidianamente subissato di messaggi non essenziali e questo vale a maggior ragione per i  manager che, secondo studi recenti, ricevono anche 150 email al giorno. Prefiggersi l’obiettivo di rispondere a tutte è inutile e malsano. Meglio impostare priorità e aspettative realistiche, sforzandosi di lavorare quotidianamente sul nostro goal

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