cameo, dallo smart working alla smart organization

Il “Progetto smart workingÈ una nuova modalità di svolgimento dell’attività lavorativa, introdotta dalla l. 81/2017 e caratterizzata dall’assenza di precisi vincoli di orario e di luogo di lavoro per il dipendente. More” di cameo nasce nel 2016, con l’obiettivo di permettere alle persone di gestire meglio la propria giornata lavorativa. A questo scopo è stata avviata una sperimentazione che ha portato alla costruzione del “Campus cameo”, all’impiego di nuove tecnologie e all’introduzione di nuove modalità di lavoro, anche fuori sede. L’esperienza maturata ha permesso all’azienda di arrivare preparata al lockdown del 2021, ed oggi di essere tra le candidate allo “Smart working Award 2021”, promosso dall’Osservatorio smart working. 

La prima fase preparatoria: formazione e comunicazione

Il progetto è iniziato con una fase preparatoria incentrata su formazione e comunicazione. Per facilitare il coordinamento delle diverse fasi progettuali, quindi, sono stati creati dei sotto-progetti presidiati ciascuno da una funzione: change management (HR), ideazione e costruzione di un nuovo edificio (Tecnica), introduzione di nuove tecnologie e device (IT), comunicazione interna ed esterna del progetto (Corporate Communication). Ogni team si è avvalso della collaborazione di fornitori esterni specializzati e attivati in base alle esigenze specifiche.

Fase 2: prende forma il Campus cameo

Alla fase preparatoria è seguito il primo vero step progettuale, ovvero la costruzione della sede “Campus cameo”. La struttura si estende su una superficie totale di 5 mila metri quadrati ed è progettata per favorire le interazioni tra tutti i collaboratori. Il principio che permea l’architettura, infatti, è quello dell’activity based working: le persone possono scegliere, di volta in volta, lo spazio che risulta essere più adeguato per svolgere efficacemente le diverse attività. Per renderne possibile l’applicazione è stata necessaria un’attenta pianificazione degli ambienti, che comprendono aree specifiche per formazione, concentrazione, collaborazione e socializzazione.

Per facilitare l’adozione di un nuovo modo di lavorare nella sede sono state introdotte le figure dei “change agent”, collaboratori di diverse funzioni con la mission di supportare la gestione del cambiamento.

Nuovi strumenti tecnologici per migliorare la fruizione degli spazi

L’activity based working si basa su un forte principio di fiducia verso i collaboratori che, lavorando per obiettivi, vengono responsabilizzati e possono operare in zone diverse dell’azienda. Questo anche grazie al supporto della tecnologia: nel Campus infatti non ci sono telefoni fissi perché viene utilizzato un sistema integrato di comunicazione VoIP (Voice over IP), attivo in tutte le zone (incluse le aree verdi), grazie alla piena copertura wifi.

Per migliorare la fruizione degli spazi, poi, l’azienda ha creato un sistema per la prenotazione delle sale riunioni e degli spazi condivisi, ha introdotto degli altoparlanti per conference call e dei dispositivi clickshare per proiettare su schermo nelle sale riunioni.

Fase 3: la smart organization

La fase finale del progetto ha inizio nel 2018, con l’introduzione del lavoro flessibile nel senso più ampio. Il primo esperimento ha coinvolto 20 persone tra il personale di sede, per 18 mesi. Il regolamento prevedeva 3 giornate al mese di lavoro smart, da svolgersi non necessariamente dal proprio domicilio ma da qualunque luogo a scelta del collaboratore, e con una fascia di operatività dalle 6 alle 22, permettendo dunque una gestione flessibile del lavoro e della giornata. Nel 2019 il nuovo modello lavorativo è stato messo a sistema ed esteso alle categorie di lavoratori eleggibili per ruolo.

 Il prossimo step: l’app per la comunicazione diffusa

Contestualmente, l’azienda ha avviato l’utilizzo di piattaforme di document sharing per facilitare la collaborazione anche a distanza. L’esperimento ha dato i suoi frutti più maturi con l’emergenza Covid-19, a cui i lavoratori sono arrivati con le competenze e gli strumenti digitali giusti per affrontare il cambiamento. Il prossimo step, previsto entro la fine dell’anno, consiste nel lancio di un’app interna per la comunicazione diffusa e condivisa tra i collaboratori.

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