People analytics: gli strumenti che cambiano il lavoro HR

Sono sempre più numerosi e più diffusi gli strumenti di People analytics, che utilizzano statistiche e modelli per migliorare la gestione delle risorse umane nelle organizzazioni, con benefici sia per il personale che per le aziende. 

Cosa significa People analytics?

Iniziamo subito con il definire cosa intendiamo quando parliamo di People analytics, o di HR analytics. Il termine si riferisce a strumenti e metodologie di aggregazione e studio dei dati relativi alle persone che lavorano in un’azienda.

L’employee journey di ogni dipendente in un’organizzazione è costellato di informazioni utili, dal colloquio all’offboarding, cioè il momento in cui la persona lascia l’azienda, e grazie agli strumenti tecnologici è possibile aggregare i dati HR per ottenere non solo statistiche su persone e/o gruppi, ma anche modelli predittivi con cui migliorare tutta la gestione delle risorse umane. 

Vediamo insieme quali sono alcuni campi di applicazione di questa vera e propria trasformazione digital dell’HR.  

People analytics e pianificazione del budget: vantaggi strategici

Uno degli ambiti in cui le People analytics impattano maggiormente è quello della pianificazione del budget. Conoscere con precisione la popolazione dipendente permette di creare percorsi personalizzati per ogni persona, ma anche per esempio di calcolare con esattezza dati relativi a particolari gruppi, o a un team di lavoro.

In un contesto di forte competitività come quello odierno, una gestione HR data-driven, cioè guidata dall’analisi precisa di dati, è un fattore strategico molto rilevante. 

Quali sono i vantaggi? Sicuramente una migliore gestione dei costi HR e del budget corrispondente. Conoscere il costo del personale – per persona, team o progetto – permette di valutare con più completezza le performance. 

Inoltre, monitorare i costi relativi alle risorse umane permette anno per anno di stabilire le risorse da destinare a bonus, avanzamenti di carriera, assunzioni o collaborazioni esterne.  

Raccogliere, analizzare e visualizzare i dati HR

Come abbiamo visto, è sempre più cruciale utilizzare i dati sulle risorse umane, per una gestione HR più mirata. Per raccogliere i dati abbiamo a disposizione diversi strumenti: sono molto utili per esempio survey e questionari interni periodici, con cui raccogliere le opinioni delle persone, e senza dubbio giocano un ruolo chiave i software HR. Grazie alle nuove tecnologie è possibile mettere insieme tanti dati utili sul personale, dalle anagrafiche alle competenze e performance, da leggere singolarmente o aggregati secondo criteri di interesse (per esempio fasce d’età, genere, anzianità di carriera).

Gli strumenti di data visualization per le risorse umane permettono di monitorare i dati addirittura in tempo reale tramite una dashboard, cioè una schermata generale che a colpo d’occhio fornisce informazioni aggiornate.

Se da un lato questo aiuta l’HR e l’azienda ad avere un’analisi costante e oggettiva dei dati, ottimizzando le risorse, dall’altro contribuisce a creare un ambiente efficiente in cui si può dare valore all’employee experience di ogni persona.

Diversi tipi di analytics al servizio del budget

Nella definizione del budget HR possiamo sfruttare analytics predittivi, descrittivi e prescrittivi. Quali sono le loro funzioni e i loro utilizzi? 

Gli analytics descrittivi chiariscono la situazione attuale e come sono state spese le risorse fino a questo momento. Da questo tipo di analisi sulla popolazione dipendente otterremo per esempio dati su stipendi, livelli contrattuali e benefit erogati. 

Abbiamo poi gli analytics predittivi, che forniscono informazioni fondate sulle necessità e gli scenari futuri: sulla base dei dati disponibili aiutano per esempio ad anticipare la necessità di aumenti di salario, ma anche a monitorare il turnover e valutare possibili nuove assunzioni.

Infine, ma non meno importanti, gli analytics prescrittivi indicano cosa si dovrebbe fare, suggeriscono che misure mettere in atto: nella fase di budgeting sono particolarmente utili per capire quali sono i bisogni e gli obiettivi dell’azienda e come utilizzare al meglio le risorse per raggiungerli. 

People analytics e budget: qualche esempio pratico

Nel concreto, la prima applicazione pratica delle HR analytics è l’analisi dei costi del personale. Si tratta di una voce di spesa tra le più importanti per le aziende ed è indispensabile monitorarla. Successivamente, è possibile:

• Mettere in relazione i compensi attuali del personale con le tendenze aziendali e del mercato, per esempio per inserire nel budget eventuali premi e aumenti che contribuiscono a rendere l’azienda attrattiva e dunque competitiva.
• Valutare i benefit erogati: grazie agli analytics si può giudicare l’impatto dei benefit extra salario, capire se c’è un ritorno di investimento, confermarli o cambiarli. Può essere un passaggio fondamentale se si sta mettendo in campo una strategia di total reward del personale.
• Impostare investimenti strategici su team o su singole persone e assegnare promozioni e premi in linea con la strategia aziendale. Inoltre, si possono analizzare tutte le spese dedicate al personale, non solo per i salari ma per esempio anche per la formazione, e quantificare se sono efficaci.
• Gestire efficacemente chiusure contrattuali e nuove assunzioni, grazie a un’analisi precisa del turnover in azienda.

Strumenti, software e competenze digitali per HR analytics

Come abbiamo visto, gli strumenti digital per la gestione HR stanno cambiando profondamente il modo in cui si raccolgono e utilizzano i dati relativi al personale e all’azienda. Abbiamo a disposizione sempre più dati, sulle performance ma anche sui costi, e sempre più feedback anche dalla popolazione aziendale. 

Se è vero che le nuove tecnologie, i software HR e le people analytics ci rendono disponibili moltissime informazioni, è altrettanto vero che servono le competenze per trattare questi dati in modo utile ed efficiente. Cosa serve a chi si occupa oggi di HR, nel pieno di una transizione digitale? Conoscenze tecniche per sfruttare le tecnologie, certamente, ma anche capacità di comunicazione e interazione: le soft skills che i tool informatici non possiedono. 

Molti compiti si possono svolgere in minor tempo, se non addirittura automatizzare anche grazie all’AI e, con le giuste competenze e la giusta visione, questo si traduce per l’HR in una gestione diversa, con maggior spazio per progetti complessi e più valore ad aspetti relazionali. 

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