Come scrivere una mail efficace

Secondo le statistiche di Internet Live Stats, portale che monitora i numeri del web a livello globale, ogni secondo vengono inviate nel mondo oltre tre milioni di email. Come sa bene ogni utilizzatore di questo mezzo, nelle nostre caselle email si accumulano comunicazioni di ogni sorta: messaggi di lavoro, marketing, newsletter, molto spam. Va da sé che il tempo che dedichiamo a leggere ogni singolo messaggio non può essere molto. 

In questo articolo ti diremo quali sono i nostri consigli su come scrivere una mail per lavoro, soprattutto se hai bisogno di suggerimenti su come scrivere una mail formale ed efficace.

Non scrivere di fretta

Per scrivere bene è giusto prendersi il proprio tempo. Meglio impiegare qualche minuto in più e rileggere con attenzione, evitando spiacevoli errori di grammatica o anche solo di battitura, che conferiscono un aspetto trascurato al messaggio. 

Anche la punteggiatura vuole la sua parte: dare il giusto “ritmo” rende il testo più agevole da leggere, ma una virgola nel posto sbagliato può modificare irrimediabilmente il senso della frase.

Un’email scritta di fretta può risultare confusa e poco professionale. Prendersi il tempo necessario per organizzare le idee, scrivere con calma e rileggere attentamente il messaggio prima di inviarlo è essenziale. Errori di battitura o grammaticali non solo distolgono l’attenzione dal contenuto, ma possono anche influenzare negativamente la percezione del destinatario sulla tua professionalità e attenzione ai dettagli. La punteggiatura gioca un ruolo cruciale nella chiarezza del messaggio, per cui è importante utilizzarla correttamente per evitare ambiguità.

Bene la sintesi, ma senza esagerare

Come già detto, le caselle di posta elettronica di qualunque utente del web traboccano ogni giorno di messaggi. Per scrivere un’email efficace è quindi fondamentale non perdersi in chiacchiere: il testo deve essere il più possibile breve e sintetico. Naturalmente, senza dimenticare per strada informazioni essenziali.

La sintesi è un’arte, soprattutto nelle comunicazioni via email. Essere sintetici non significa essere superficiali. Bisogna trovare un equilibrio tra brevità e completezza. Un’email troppo lunga rischia di non essere letta completamente, mentre una troppo breve potrebbe non fornire tutte le informazioni necessarie. 

Ogni frase dovrebbe aggiungere valore al messaggio, evitando dettagli superflui ma includendo tutte le informazioni cruciali. Utilizzare elenchi puntati o numerati può aiutare a organizzare il contenuto in modo chiaro e conciso.

Attenzione al “tono”

La conversazione orale, vis-à-vis, beneficia anche della comunicazione non verbale: in altre parole, non conta solo quello che diciamo ma anche il tono, l’espressione del viso, la gestualità. Tutto questo nella comunicazione scritta di perde. Per questo, è bene pesare attentamente le parole e anche l’impatto “visuale” del testo, onde evitare spiacevoli fraintendimenti se si vuole scrivere un’email di lavoro efficace.

Il tono di un’email può facilmente essere frainteso, poiché manca il contesto visivo e uditivo della comunicazione faccia a faccia. Pertanto, è importante scegliere le parole con cura per evitare malintesi. Un tono troppo formale può sembrare distaccato o freddo, mentre uno troppo informale potrebbe essere visto come poco professionale. Utilizzare un saluto cordiale e un linguaggio rispettoso può aiutare a stabilire un tono appropriato. Inoltre, l’uso di formattazione come grassetto o corsivo per enfatizzare punti chiave deve essere fatto con parsimonia per evitare di sembrare aggressivi.

Chiarezza, un ingrediente fondamentale

La chiarezza, in un testo scritto formale e non, è sempre l’ingrediente principale. E questo vale tanto in relazione alla forma quanto in relazione ai contenuti. Ogni messaggio, poi, va calibrato in base al destinatario che lo riceverà: è importante fare attenzione alla terminologia, evitando tecnicismi che potrebbero non essere compresi, e anche allo stile che deve essere sempre adeguato e consono.

La chiarezza è molto importante per far sì che il messaggio venga compreso correttamente. Questo significa utilizzare un linguaggio semplice e diretto, evitare frasi complesse e tecnicismi a meno che non siano necessari e comprensibili per il destinatario. 

Ogni email dovrebbe avere uno scopo chiaro, con informazioni presentate in modo logico e ordinato. L’uso di paragrafi brevi e titoli per sezioni diverse può aiutare a rendere il testo più leggibile.

La rilettura finale è un passaggio da non saltare per verificare che non ci siano ambiguità o errori che possano compromettere la chiarezza del messaggio.

Oggetto dell’email chiaro e specifico

L’oggetto dell’email è la prima cosa che il destinatario legge e da ciò può dipendere l’apertura della mail stessa. Un oggetto chiaro e specifico aiuta il lettore a capire subito il tema principale della comunicazione. Evita titoli vaghi e cerca di scrivere con precisione di cosa parlerà l’email.

L’oggetto dell’email è la chiave per attirare l’attenzione del destinatario. Un oggetto ben formulato dà un’idea immediata del contenuto dell’email e della sua importanza. Titoli generici come “Informazioni” o “Aggiornamento” sono poco efficaci. È meglio essere specifici come “Richiesta di riunione per il progetto X” o “Aggiornamento settimanale del team”. Questo non solo aiuta a distinguere l’email tra le tante nella casella di posta, ma permette anche al destinatario di prioritizzare correttamente le sue risposte.

Struttura dell’email

Un’email efficace dovrebbe avere una struttura ben definita: una breve introduzione, un corpo centrale con le informazioni principali e una conclusione chiara. Utilizzare paragrafi brevi e puntare su elenchi puntati o numerati può aiutare a rendere il messaggio più leggibile.

Una struttura chiara e ben organizzata facilita la lettura e la comprensione del messaggio. L’introduzione dovrebbe stabilire il contesto e lo scopo dell’email, il corpo dovrebbe fornire i dettagli necessari in modo ordinato, e la conclusione dovrebbe riassumere i punti chiave e indicare eventuali azioni richieste. Utilizzare paragrafi brevi aiuta a mantenere l’attenzione del lettore, mentre gli elenchi puntati o numerati possono suddividere informazioni complesse in parti gestibili. Includere spazi bianchi tra le sezioni migliora ulteriormente la leggibilità.

Specifica che risposta vuoi ottenere

Se l’email richiede una risposta o una qualche tipo di attività da parte del destinatario, cerca di specificarlo. Una richiesta chiara e ben evidenziata aiuta a evitare confusioni e a ottenere risposte più rapide.

Per esempio potresti utilizzare frasi come “Per favore, rispondi entro venerdì” o “Puoi confermare la tua presenza alla riunione?”, che forniscono istruzioni precise su cosa ci si aspetta. Idealmente questo tipo di domande andrebbero poste alla fine dell’email, prima dei saluti e della firma.

Utilizzo di una firma professionale

Una firma al termine dell’email ben curata aggiunge un tocco professionale e offre al destinatario tutte le informazioni di contatto necessarie. Include il tuo nome completo, il ruolo, l’azienda e i contatti diretti, soprattutto se devi inviare l’email all’esterno e non a un’altra persona del team, dove puoi evitare di specificare chi sei e il tuo ruolo all’interno dell’azienda.

All’esterno, una firma professionale aiuta a dare un’immagine positiva e coerente di te e della tua azienda. Fornisce tutte le informazioni di contatto in modo chiaro e accessibile. Aggiungere elementi come il logo aziendale o link ai profili social può anche incrementare la tua presenza online e facilitare ulteriori contatti.

Rileggi sempre prima di inviare

L’errore più grande che puoi commettere è non rileggere l’email prima di inviarla. A prescindere da quante email hai già inviato in giornata, rileggi sempre le tue email, soprattutto quando sono destinate a persone che non appartengono alla tua azienda. Bastano un paio di minuti per verificare che non ci siano errori di ortografia e grammatica che possono avere un impatto molto negativo su di te o sulla tua attività.

Rileggere permette di individuare errori che potrebbero compromettere la professionalità del tuo messaggio. Inoltre, consente di verificare che il contenuto sia chiaro e coerente, e che l’email raggiunga effettivamente il suo scopo senza ambiguità.

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