Utilizzare la people analytics per la pianificazione del budget del personale

Pianificare il budget per il personale è sicuramente una delle mansioni più cruciali per chi si occupa di risorse umane. Si tratta di un’attività che richiede al team HR molto tempo ed energie, ma che si rivela strategica per l’azienda: un budget che funziona, infatti, permette di distribuire le risorse in modo ottimale, migliora la competitività aziendale e contribuisce alla motivazione di chi lavora.

È un compito delicato, fondamentale per il controllo di gestione, che richiede di usare al meglio le risorse a disposizione e prevedere i costi per l’impresa. E qui entra in gioco la people analytics.

HR Analytics: raccogliere dati per ottimizzare il budget 

Com’è possibile rendere più efficiente l’attività di creazione del budget? Quali informazioni e dati possiamo usare? Prendere decisioni informate è cruciale e l’analisi dei dati è uno strumento strategico anche in ambito HR, tanto che sono sempre più diffusi ruoli professionali molto specifici come HR Analysts e HR Data Scientists.

Quando si tratta di budget e costi del personale, ci sono diversi dati che possiamo analizzare, aggregare e sfruttare, per esempio: 

• anzianità in azienda delle persone;
• tasso e frequenza di turnover, contratti terminati e nuove assunzioni; 
• percorsi di carriera, promozioni, cambi di ruolo e team; 
• benefit extra salario.

Data analytics: perché conviene usarli

Conviene quindi usare gli analytics quando si definisce il budget? Assolutamente sì. Il mondo del lavoro è sempre più competitivo e caratterizzato da mobilità delle persone: chi lavora in HR sa bene che il budget è una forte leva di talent attraction e retention, cioè uno strumento per attirare e trattenere i migliori talenti.

In questo senso, che vantaggi puoi avere nell’usare gli analytics per stabilire il budget?

• Dati oggettivi: potrai prendere le tue decisioni su numeri, schemi, insiemi oggettivi e non su ipotesi. Potrai per esempio premiare chi lo merita, anticipare un bisogno di variazione salariale, o ancora valutare dei benefit.
• Previsioni più accurate: a partire dai dati precisi sulla situazione attuale, potrai anticipare le necessità future e organizzare il tuo budget in modo equilibrato. Saprai per esempio se servirà un’assunzione, e quale budget puoi destinare a un ruolo aziendale.
• Controllo dei costi: destinerai le risorse a tua disposizione in modo più efficace, con meno sprechi e più risultati. 

In sintesi, gli analytics possono aiutare la gestione delle risorse umane. Il lavoro si semplifica e l’ambiente aziendale migliora.

Come puoi usare i diversi tipi di analytics per definire il budget

Esistono diverse tipologie di analytics e ciascuna può essere usata nell’ambito della creazione del budget per il personale. In particolare prendiamo in considerazione gli analytics predittivi, descrittivi e prescrittivi, vediamo cosa sono e come possono esserti utili nel budgeting. 

• Analytics descrittivi: ti aiutano a capire la situazione attuale, come sono state spese le risorse fino a questo momento, nel caso della popolazione dipendente per esempio vedrai gli stipendi, i livelli e i benefit. 
• Analytics predittivi: ti danno delle informazioni fondate sul futuro, aiutando per esempio ad anticipare necessità di aumenti di salario, ma anche eventuale turnover e bisogno di fare nuove assunzioni.
• Analytics prescrittivi: ti aiutano a capire cosa si dovrebbe fare, quindi nel budgeting sono utilissimi per capire i bisogni dell’azienda e come distribuire le risorse per raggiungere gli obiettivi. 

People Analytics e budget: qualche esempio pratico

Come puoi applicare concretamente gli analytics? Vediamo alcuni esempi:

• Costi del personale: sappiamo che questa voce di spesa è una delle più importanti in azienda. Studiando la tendenza della tua azienda e del mercato, ma anche osservando i compensi di chi lavora, puoi inserire nel tuo budget eventuali premi e aumenti.
• Benefit extra salario: grazie agli analytics puoi valutare l’impatto dei benefit attuati, capire se c’è un ritorno di investimento, confermarli o cambiarli. Può essere un passaggio fondamentale in una strategia di total reward del personale.
• Investimenti strategici sulle persone: puoi lavorare sui team o su singole persone e assegnare promozioni e premi in linea con la strategia aziendale. Puoi anche analizzare tutte le spese dedicate al personale, dai salari alla formazione, e quantificare se sono efficaci.
• Chiusure contrattuali e nuovi contratti: un’analisi precisa del turnover in azienda ti permette di gestire meglio i costi dei rapporti lavorativi conclusi e dei nuovi ingressi.

Come scegliere gli strumenti di analytics più adatti 

Ci sono molti tool e piattaforme di analytics utili per la definizione del budget per le risorse umane. Come fare a scegliere la soluzione più adatta? Ci sono diversi fattori che ti consigliamo di considerare, a cominciare dalla facilità di utilizzo e dall’accessibilità dei dati: lo strumento che scegli deve essere immediato e di semplice uso.

Un’altra caratteristica importante è la possibilità di personalizzare i report che ottieni: ogni azienda è diversa, per personale, strategia, settore, storia, ecco che allora sarà importante avere dei dati che siano su misura per le tue esigenze.

Infine, ma non meno importante, valuta quanto lo strumento che scegli si integra con gli altri che già usi, per esempio il sistema con cui gestisci le presenze, le retribuzioni, ecc. 

HE Analytics, la proposta di Inaz

Inaz, che da decenni si occupa di soluzioni per la gestione delle risorse umane, ha creato lo strumento HE Analytics dedicato a HR e management. Si tratta di un tool in grado di raccogliere, organizzare e presentare una grande quantità di informazioni in modo chiaro e in diversi formati che si possono condividere e personalizzare a seconda di chi lo usa e dei bisogni. 

Su He Analytics troverai una funzione di reporting dedicata al team HR, per ottenere rapidamente risposte e dati, ma anche una dashboard in cui management e persone con ruoli direzionali possono visualizzare le informazioni utili. 

Con He Analytics avrai a disposizione statistiche aggiornate giornalmente, con cui seguire l’evoluzione di parametri chiave e confrontare scenari. E se usi anche il software dedicato ai salari, con i dati incrociati con stipendi e contratti avrai una visione davvero globale del personale.

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