Strumenti informatici smart working: rimborso spese, esente

L’Agenzia delle Entrate è tornata a pronunciarsi in tema di rimborso spese per i lavoratori in smart working.

Con la risposta numero 798 del 3 dicembre 2021 l’Agenzia ha affermato il seguente principio: non si pagano le tasse e i contributi sui rimborsi per le spese sostenute dai dipendenti per l’acquisto di dotazioni informatiche, compresa la connessione internet, per garantire la prestazione lavorativa a distanza, a condizione che i rimborsi siano calcolati con criteri oggettivi. 

Si pagano tasse e contributi su rimborso spese? 

La diffusione dello smart working ha posto degli interrogativi mai affrontati in precedenza. Non solo con riguardo alla sicurezza sul posto di lavoro o in tema di orario di lavoro, ma anche con riguardo ai buoni pasto e ai costi per le dotazioni informatiche per poter lavorare da casa.

Molte aziende si sono fatte carico dei costi, rimborsando ai dipendenti i costi della connessione o per l’acquisto del PC. Nell’ultimo caso esaminato dall’Agenzia delle Entrate, una società ha deciso un rimborso orario ai propri dipendenti pari a 0,21 centesimi, quale indennizzo per l’acquisto di pc e per il consumo di carta, toner e connessione internet.

Tali trattamenti di favore per i dipendenti hanno fatto sorgere un dubbio: l’azienda deve pagare le tasse e i contributi su tali forme di rimborso spese?

Il principio di onnicomprensività

I dubbi e i timori delle aziende, preoccupate di dover sostenere un maggior costo dei rimborsi, sono più che legittimi. Nel nostro ordinamento, infatti, vige il principio di onnicomprensività. È previsto dall’art. 51 del Testo unico sulle Imposte e prevede, in sintesi, che tutte le somme versate dal datore di lavoro al dipendente, anche sotto forma di erogazioni liberali, rientrano nel reddito da lavoro dipendente e, come tali, sono soggette a tassazione e contribuzione.

Lo speciale regime dei rimborsi spesa

Ma come regolare i rimborsi spesa, se si tratta di costi che il dipendente ha anticipato per il proprio datore di lavoro? Il Testo Unico sulle imposte prevede delle precise ipotesi in cui il rimborso delle spese non è soggetto a tassazione. 

Con riferimento ai rimborsi di spese sostenute in proprio dal lavoratore e nell’esclusivo interesse dell’azienda – si pensi a tutti i casi in cui il lavoratore compra qualcosa per la società e poi gli vengono restituiti i soldi -, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che si tratta di reintegrazioni patrimoniali, esenti da tasse e contributi.

Smart Working e rimborso spese: serve sempre un criterio oggettivo

Nel caso dei rimborsi per l’acquisto di pc e per i costi di connessione, per godere dell’esenzione da tasse e contributi, è necessario che il metodo con cui è stato quantificato il rimborso spesa sia oggettivo e verificabile. L’Agenzia delle Entrate ha adottato tale principio in modo rigoroso.

Nel caso di specie, ha dato parere positivo e dunque ha escluso da tasse e oneri previdenziali il rimborso spese perché la società aveva fornito un criterio di calcolo oggettivo.

Quali sono i criteri oggettivi per il rimborso spese?

La società ha considerato il costo e la vita media del pc e ha diviso tale parametro per le ore lavorate; ha poi conteggiato il risparmio per i consumi di carta e delle utenze in sede e ha quantificato il costo orario sostenuto dal dipendente per pagare, di tasca propria, la connessione internet, carta e toner. Risultato? Rimborso orario di 21 centesimi.

Per l’Agenzia delle Entrate è un dato ottenuto su basi oggettivi, verificato e verificabile e pertanto il rimborso offerto ai dipendenti è esente da tasse e contributi.

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