Rilevazione presenze: ha ancora senso?

La rilevazione presenze è fondamentale per la gestione del personale e il calcolo delle retribuzioni. Tuttavia, trovare il giusto equilibrio tra controllo e fiducia può risultare difficile, specie alla luce delle nuove forme di lavoro flessibile e da remoto.

Il tema, oggi, pone una serie di interrogativi: ha ancora senso “timbrare il cartellino” alla vecchia maniera? Quali possono essere formule nuove e più efficaci per monitorare la presenza dei dipendenti, senza minare la fiducia né instaurare un clima spiacevole, dove le persone si sentono sotto sorveglianza?

In questo articolo esploriamo quali sono i principali metodi di rilevazione presenze fornendo definizioni, valutandone i pro e i contro. Oltre ai sistemi più tradizionali ne vedremo anche di più moderni, quali il cloud, che meglio si adattano alle esigenze del lavoro contemporaneo. 

Rilevamento presenze: perché è importante?

Partiamo da un presupposto: si parla ormai abitualmente di lavoro flessibile, ma in realtà i dati sul tema dimostrano che, nel 56% delle PMI in cui oggi è presente lo smart working, questo modo di lavorare viene spesso applicato con modelli informali ed è gestito a livello di specifici gruppi di lavoro. Anche alla luce di questo, ci sono una serie di buoni motivi per non abbandonare la pratica del rilevamento presenze. 

Prima di tutto, i dati sulle presenze sono essenziali per il corretto calcolo delle retribuzioni e delle indennità, garantendo che i dipendenti vengano pagati in base alle ore effettivamente lavorate. Inoltre, mantenere un registro preciso delle presenze contribuisce a mantenere trasparenza nel rapporto con i dipendenti, anche in contesti di smart working, dove la fiducia reciproca è fondamentale. 

Infine, il rilevamento presenze in tempo reale e, se possibile, con la registrazione della posizione, permette una migliore organizzazione del lavoro, consentendo ai responsabili di sapere chi è operativo in ogni momento e dove, semplificando la gestione delle attività aziendali. 

Rilevazione presenze dipendenti: quante tipologie ne esistono?

Esistono diversi sistemi di rilevazione presenze dipendenti utilizzati dalle aziende per monitorare l’orario dei dipendenti in modo preciso ed efficiente. Vediamo i principali. 

Rilevatore presenze manuale. Uno dei metodi più tradizionali è il timbro manuale, dove i dipendenti registrano personalmente le proprie presenze su una scheda dedicata. Questo sistema, molto pratico e concreto, richiede però un controllo costante e può essere soggetto a errori umani.

Rilevatore presenze badge o codice QR. Si tratta di una forma più moderna della precedente. La gestione dei dati è semplificata dall’utilizzo di un software e può essere una buona scelta se tutti i dipendenti lavorano in sede. I badge, però, si usurano nel tempo e possono essere smarriti come qualsiasi tessera. 

Rilevatore presenze da pc. I dipendenti timbrano tramite un software sul proprio pc, eliminando la necessità di cartellini di carta o badge. La soluzione si presta per dipendenti che lavorano in azienda e hanno accesso a un pc.

Rilevazione presenze mobile. In questo caso, per timbrare il badge bisogna avvicinarlo ad un terminale portatile, che salva l’orario e geo-localizza la posizione. Adatto per dipendenti che lavorano da casa o in luoghi esterni all’azienda, ma richiede fiducia nell’utilizzo corretto del terminale.

Rilevatore presenze biometrico tramite impronte digitali o riconoscimento facciale. Queste tecnologie offrono un livello di sicurezza superiore e impediscono frodi e falsificazioni. Il sistema è sicuramente indicato per chi ricerca la massima sicurezza nell’identificazione dei dipendenti. Per contro, necessita di specifiche clausole sulla privacy e di un investimento iniziale non indifferente. 

App rilevazione presenze. I dipendenti utilizzano un’applicazione su smartphone o tablet per timbrare con un semplice tocco, con invio dei dati a un software per il controllo delle presenze. Ottimo per dipendenti in smart working o con lavoro ibrido, e offre un’opzione semplice e accessibile per la timbratura.

Rilevazione presenze in cloud: come funziona e quali sono i vantaggi

Se c’è una parola che sta diventando sempre più comune nel mondo del lavoro è “cloud“. Ma cosa significa esattamente quando si parla di rilevazione presenze in cloud? In poche parole, consente alle aziende di registrare e monitorare l’orario lavorativo dei dipendenti attraverso un sistema online accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

I vantaggi di utilizzare un sistema di rilevazione presenze in cloud sono molteplici. Innanzitutto, elimina la necessità di dispositivi fisici come timbrature o badge, rendendo il processo più efficiente e pratico per tutti i dipendenti, e anche più economico per l’azienda. 

Non solo: basandosi su tecnologie avanzate, il cloud offre più precisione nei dati raccolti e nella gestione delle presenze.

Il cloud è anche la miglior risposta tecnologica al lavoro flessibile. Consente infatti l’accesso ai dati e alle funzionalità da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, ovunque ci si trovi. Ciò significa che i dipendenti possono facilmente timbrare le proprie presenze da casa o da qualsiasi luogo esterno all’azienda. Questa flessibilità è preziosa non solo per il lavoro da remoto, ma anche per situazioni in cui si opera fuori sede o presso clienti.

Inoltre, i dati archiviati nel cloud sono sicuri e protetti da malware, rispetto ai tradizionali fogli di calcolo o software installati su dispositivi locali. Questo elimina il rischio di perdita dei dati dovuta a furti, danni hardware o attacchi informatici.

Dipendenti in Cloud: un software per la rilevazione presenze rapido e affidabile

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Quali sono i vantaggi di rilevare le presenze con Dipendenti in Cloud?

• puoi accedere da qualsiasi dispositivo connesso a internet
• i dati vengono conservati in modo sicuro 
• permette ai dipendenti di timbrare con un semplice click su pc o mobile
• ricevi i dati di timbratura dei dipendenti e verifichi in poco tempo eventuali anomalie su orari e posizioni 
• a fine mese verifichi l’inserimento dei giustificativi e le timbrature, così il consulente del lavoro può scaricare in autonomia il foglio presenze ed elaborare i cedolini

Inoltre, la funzionalità di timbratura ti permette di scegliere a quali dipendenti rilevare le presenze, con quale modalità (App, PC o entrambi) e se includere la localizzazione GPS.

Oltre alla rilevazione delle presenze, Dipendenti in Cloud ha anche molte altre funzioni, tra cui: 

• gestione di ferie e permessi con ordine
• consegna buste paga velocemente e in totale sicurezza
• gestione delle note spese e dei rimborsi senza errori

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