Riunioni in azienda: quattro distrazioni frequenti e come risolverle

La scena tipo è questa: il manager indice la riunione per presentare un prodotto, invita i colleghi e comincia a parlare. Poi, inspiegabilmente, agganciandosi a un dettaglio di per sé insignificante, uno dei partecipanti scoperchia il vaso di pandora delle domande e delle lamentele, facendo perdere tempo a tutti e rendendo vano quell’incontro. 

Succede quotidianamente, in tutte le aziende, ed è uno dei motivi per cui spesso le riunioni risultano lunghe e infruttuose. Come evitare i cambi di rotta inutili e improvvisi ? Luis Velasquez, sulla Harvard Business Review, ha approfondito in un articolo quali sono le quattro principali distrazioni che fanno deragliare le riunioni di lavoro, e come arginare il problema. 

Ecco una sintesi delle sue considerazioni. 

Riunioni inefficaci comportano meno motivazione e produttività

La premessa è d’obbligo: le riunioni sono una parte essenziale del raggiungimento degli obiettivi, in quanto promuovono l’unità, la comunicazione, la pianificazione e l’allineamento all’interno di un team. Tuttavia, riunioni mal gestite possono avere un impatto negativo sulle prestazioni del team, sulla coesione e sul successo complessivo nel raggiungimento degli obiettivi. 

Alcuni studi, tuttavia, hanno dimostrato che una percentuale significativa di Senior Manager considera le riunioni improduttive e inefficienti. I comportamenti disfunzionali durante le riunioni, come lamentarsi o criticare gli altri, sono stati collegati a una riduzione delle quote di mercato, a una minore innovazione e a un minore coinvolgimento dei dipendenti.

Uno scenario comune è quello in cui una riunione manca di dettagli o obiettivi chiari, generando confusione e frustrazione tra i partecipanti. Questo può far sì che le discussioni vadano fuori strada e diventino slegate dallo scopo originario. 

Per garantire riunioni produttive ed efficaci, è fondamentale che i manager identifichino e affrontino quattro comportamenti “devianti” che spesso fanno deragliare le discussioni. 

Vediamo quali.

Prima distrazione: problemi seri

Occorrono quando i membri del team si impegnano in discussioni su sfide o problemi irrisolvibili a livello di team. Concentrarsi su problemi irrisolvibili distoglie tempo ed energia dai problemi risolvibili, causando frustrazione e inefficienza.

Seconda distrazione: eccesso di supposizioni

Questo comportamento si verifica quando i membri del team formulano troppe ipotesi, o non verificate, su questioni specifiche, su individui o su se stessi. 

Affidarsi pesantemente a mere supposizioni può portare a decisioni basate su informazioni imprecise o incomplete. Può anche favorire un ambiente di sfiducia e ostacolare la collaborazione.

Terza distrazione: pensieri negativi fastidiosi

Ci sono atteggiamenti e schemi di pensiero che risultano non solo improduttivi, ma distruttivi. Possono avere un impatto negativo sui risultati delle riunioni. Questi schemi includono il pensiero “tutto o niente”, l’eccessiva generalizzazione, la visione catastrofista e il ragionamento emotivo.

I pensieri negativi possono ostacolare la risoluzione costruttiva dei problemi e spostare l’attenzione dalle discussioni produttive.

Quarta distrazione: “Ricerca dello scoiattolo”

Si intende la propensione a distrarsi con estrema facilità. Per alcuni risulta difficile rimanere concentrati sullo scopo della riunione: spesso queste persone tendono a introdurre tangenti non correlate, distraendo gli altri dall’ordine del giorno principale. Queste tangenti, o “scoiattoli”, fanno perdere tempo e ostacolano l’efficienza della riunione.

Le possibili soluzioni

Per evitare questi comportamenti disfunzionali e mantenere le riunioni in linea, è importante migliorare la concentrazione della riunione e comunicare con chiarezza. 

Per migliorare la focalizzazione della riunione è necessario ad esempio determinare l’obiettivo primario e invitare solo i membri del team direttamente interessati. Una chiara focalizzazione garantisce che le discussioni rimangano in tema ed evitino le distrazioni.

Fondamentale è poi comunicare con chiarezza, spiegando l’importanza della riunione, la sua rilevanza per il lavoro o gli obiettivi dei partecipanti e il coinvolgimento previsto per ognuno. Una comunicazione chiara riduce i malintesi e assicura che i partecipanti arrivino preparati.

Nel gestire i deragliamenti delle riunioni, i team leader possono introdurre il concetto di comportamenti disfunzionali e incoraggiare a riconoscerli e affrontarli. Fare riferimento a questi comportamenti con un nome, come “i problemi seri” o “lo scoiattolo”, aiuta a creare consapevolezza e facilita una discussione aperta senza essere conflittuale. 

Infine, l’introduzione dell’umorismo nelle riunioni può creare un ambiente positivo e confortevole in cui i membri del team si sentono a proprio agio nel mettere in discussione le idee e nel rimanere concentrati.

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