Guida completa alla contestazione disciplinare

“Ho ricevuto una lettera di richiamo” oppure “mi hanno dato la lettera di licenziamento”: sono due frasi che conosciamo bene, ma che spesso non sono corrette. 

Infatti, nella maggior parte dei casi, quella che si riceve non è una comunicazione né di richiamo, né di licenziamento ma, molto più semplicemente, si tratta di una contestazione disciplinare. 

Cos’è una contestazione disciplinare e come funziona esattamente 

La contestazione disciplinare è la fase iniziale, prevista dalla legge, con cui l’azienda è obbligata a dare avvio al procedimento disciplinare nei tuoi confronti.

La contestazione disciplinare non riguarda solo il licenziamento, ma deve sempre essere comunicata ogni volta che il datore di lavoro intenda procedere disciplinarmente contro un dipendente. Consulta il tuo contratto collettivoÈ l’accordo stipulato a livello nazionale tra i sindacati di rappresentanza dei lavoratori e dei datori di lavoro per regolare determinati aspetti dei contratti individuali di lavoro di un certo settore (es. orario di lavoro, retribuzione minima, ferie, congedi, ecc.). More per verificare se esistono violazioni più lievi per cui non è necessaria la contestazione formale.

Si tratta di una comunicazione scritta in cui vengono messe nero su bianco le accuse che l’azienda ti muove. Oltre a descrivere le presunte colpe, la contestazione ti informa del tuo diritto a presentare giustificazioni o a chiedere di essere ascoltato.

La contestazione disciplinare deve rispettare precisi requisiti formali, altrimenti è considerata non valida:

• deve essere tempestiva, cioè inviata poco dopo i fatti contestati;

• deve essere chiara e specifica, descrivendo in modo dettagliato le condotte addebitate, così da permetterti di capire esattamente cosa ti viene contestato;

• deve essere perentoria, cioè indicare che i fatti hanno rilievo disciplinare;

• deve contenere l’avviso del tuo diritto di difesa, cioè la possibilità di fornire spiegazioni o chiedere un colloquio.

Attenzione: l’azienda non è tenuta a dirti quali siano le sue fonti di prova. Ad esempio, non deve rivelare se ha filmati delle videocamere o dichiarazioni raccolte dai colleghi.

Qual è la differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare 

La differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare è la seguente: la lettera di richiamo è una sanzione disciplinare, mentre la contestazione disciplinare è la comunicazione con cui viene aperto il procedimento disciplinare che, spesso, si conclude proprio con il richiamo scritto.

Nella maggior parte dei casi, l’azienda non può inviarti una lettera di richiamo senza prima averti contestato formalmente i fatti. Infatti, anche se si tratta di una sanzione lieve, il richiamo scritto richiede comunque l’apertura del procedimento disciplinare e il rispetto di tutte le formalità previste dalla legge, incluso il tuo diritto a difenderti e presentare giustificazioni.

In ogni caso, ti conviene sempre consultare il tuo contratto collettivo per capire se esistono casi in cui l’azienda può procedere con una sanzione (come la lettera di richiamo) senza dover attivare tutto il procedimento disciplinare.

Normativa e procedure per la contestazione disciplinare 

La contestazione disciplinare è regolata dallo Statuto dei LavoratoriSi tratta della legge 300/1970, che ha introdotto importanti norme a tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale, dell’attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento More, in particolare dall’articolo 7, che stabilisce un principio fondamentale: il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza aver prima contestato formalmente l’addebito e senza avergli concesso la possibilità di difendersi.

La norma prevede inoltre che tu, in quanto lavoratore, possa farti assistere da un rappresentante sindacale e che non sia possibile applicare sanzioni più gravi del rimprovero verbale prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta dei fatti.

Si tratta di una delle previsioni più importanti dell’intero diritto del lavoro: l’azienda, prima di sanzionarti, è obbligata ad avviare un procedimento disciplinare attraverso una formale contestazione scritta. Di conseguenza, se ricevi una contestazione di addebito disciplinare, hai il diritto di difenderti, presentando le tue giustificazioni per iscritto oppure chiedendo di ricevere ascolto in sede di audizione.

Che cosa deve contenere la contestazione disciplinare?

La legge non specifica esattamente il contenuto che deve avere la contestazione disciplinare. Tuttavia, puoi ricavarlo dalla sua funzione principale, che è quella di metterti nelle condizioni di capire cosa ti viene contestato e permetterti di difenderti in modo consapevole.

Questo significa che non sono ammesse contestazioni vaghe o generiche, né tantomeno comunicazioni esplorative, suggestive o formulate in modo capzioso.

Al contrario, la contestazione deve essere contestualizzata e, soprattutto, precisa e dettagliata. La Corte di CassazioneÈ l’organo di vertice della magistratura ordinaria italiana e rappresenta l’ultimo grado di giudizio ricorribile. Ad essa spetta, in via definitiva, l’ultima parola sulla legittimità o meno di una sentenza. More ha recentemente ribadito che la contestazione dell’addebito – necessaria in vista di qualsiasi sanzione disciplinare – deve avere il carattere della specificità. Secondo quanto affermato nella sentenza n. 11344 del 2023, questa caratteristica è rispettata quando vengono fornite tutte le informazioni necessarie ed essenziali per identificare chiaramente i fatti che il datore di lavoro ritiene costituiscano una violazione disciplinare.

Inoltre, la Cassazione ha precisato che non è richiesto seguire uno schema rigido, purché la comunicazione ti fornisca tutti gli elementi utili per individuare concretamente il comportamento che ti viene contestato.

La risposta ad una contestazione disciplinare: tutto quello che devi sapere 

Come visto, la contestazione disciplinare serve a formalizzare i fatti che ti vengono addebitati e a permetterti di presentare le tue giustificazioni.

All’interno della contestazione, infatti, l’azienda deve ricordarti che hai il diritto di difenderti, sia per iscritto che chiedendo di ricevere ascolto di persona, anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale.

Vediamo ora come puoi difenderti da una contestazione disciplinare.

Hai a disposizione due modalità di risposta:

• puoi inviare delle giustificazioni scritte, spiegando la tua versione dei fatti;

• oppure puoi chiedere un’audizione, cioè un incontro diretto con l’azienda per esporre verbalmente le tue difese e spiegazioni.

Attenzione al termine di risposta: devi rispondere entro 5 giorni dalla ricezione della contestazione disciplinare, oppure entro il termine indicato nel contratto collettivo che ti viene applicato.

In entrambe le modalità, puoi farti assistere da un rappresentante sindacale, ma non da un avvocato, perché la legge consente solo l’assistenza sindacale in questa fase del procedimento.

Contestazione disciplinare tardiva: cosa devi sapere 

Il potere disciplinare del datore di lavoro è soggetto a un requisito fondamentale: la tempestività. Ma cosa significa esattamente?

Significa che, per poterti sanzionare a livello disciplinare, l’azienda deve agire subito, a ridosso dei fatti che ti contesta. In parole semplici, non può aspettare giorni o settimane prima di intervenire: se ritiene che tu abbia commesso una negligenza o un inadempimento, deve contestarlo immediatamente.

Alcuni contratti collettivi specificano addirittura il termine massimo entro cui va fatta la contestazione. Ad esempio, nel contratto collettivo del trasporto e della logistica, l’azienda ha 20 giorni di tempo da quando è venuta a conoscenza del fatto per inviarti la contestazione disciplinare.

Ma la tempestività non riguarda solo l’inizio del procedimento disciplinare. Deve essere rispettata anche nella fase conclusiva: dopo che hai presentato le tue difese, l’azienda non può lasciar passare troppo tempo prima di comunicarti l’esito.

In assenza di regole diverse nel tuo contratto collettivo, si ritiene che il provvedimento finale debba arrivare entro 15 giorni dalla scadenza del termine che avevi per difenderti.

Possibili esiti e ricorsi contro la contestazione disciplinare 

Vediamo ora che cosa succede dopo che ti è stata inviata la contestazione disciplinare e dopo che hai presentato le tue giustificazioni oppure hai ricevuto ascolto a tua difesa.

Gli esiti del procedimento disciplinare possono essere due:

1. l’azienda accoglie le tue giustificazioni e archivia il procedimento disciplinare. In questo caso, non viene applicata alcuna sanzione e – cosa importante – quel procedimento non potrà essere usato come precedente in futuro contro di te;

2. l’azienda non accoglie le tue difese e decide quindi di irrogare una sanzione disciplinare, secondo quanto previsto dal tuo contratto collettivo. Se i fatti contestati sono particolarmente gravi, il procedimento può concludersi con un licenziamento.
   

A questo punto, cosa puoi fare?

È fondamentale capire una cosa: non puoi impugnare la contestazione disciplinare in sé, perché si tratta solo della comunicazione di avvio del procedimento. Puoi invece impugnare la sanzione che ti è stata applicata al termine della procedura.

Hai diverse opzioni per farlo: puoi avviare un ricorso giudiziario, oppure scegliere una conciliazione sindacale o un arbitrato presso l’Ispettorato del Lavoro.

Che cosa succede se non viene preventivamente addebitata la contestazione?

Facciamo un esempio: sei un lavoratore sorpreso a rubare in azienda, colto in flagranza di reato, e vieni licenziato immediatamente, senza che ti venga prima contestato nulla.

Ebbene, si tratta di un licenziamento illegittimo. Anche nei casi più gravi, l’azienda non può licenziare un dipendente senza prima avviare il procedimento disciplinare, ossia senza averti comunicato formalmente una contestazione e senza averti dato la possibilità di difenderti.

Il mancato rispetto del procedimento disciplinare comporta l’illegittimità automatica del licenziamento e il diritto a ricevere un’indennità risarcitoria, che varia in base alla tua data di assunzione:

• hai ottenuto l’assunzione dopo il 7 marzo 2015, l’indennità può andare da un minimo di 1 fino a 24 mensilità;

• hai ottenuto l’assunzione prima, valgono le tutele previste per il regime precedente, salvo che il giudice non ritenga che il vizio sia talmente grave da comportare l’insussistenza del fatto o addirittura la nullità del licenziamento, con conseguente diritto alla reintegra.

Annullamento contestazione disciplinare 

È necessario essere precisi: la contestazione disciplinare non può essere annullata. Come hai visto, si tratta di una comunicazione iniziale che serve ad avviare il procedimento disciplinare. Non può essere impugnata perché non incide direttamente sui tuoi diritti e non modifica in alcun modo il rapporto di lavoro.

Diverso, invece, è il discorso per quanto riguarda la sanzione disciplinare, ossia il provvedimento finale che conclude il procedimento iniziato proprio con la contestazione. In questo caso, sì: puoi chiederne l’annullamento.

Per farlo, puoi impugnare la sanzione:

• presentando un ricorso giudiziario, avviando una vera e propria causa;

• rivolgendoti all’Ispettorato del Lavoro;

• chiedendo la costituzione di un arbitrato.

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