Come gestire le ferie dei dipendenti risparmiando tempo

Ci sono momenti in cui gestire le ferie dei dipendenti diventa un lavoro particolarmente impegnativo, sia perché assorbe moltissimo tempo e sia perché il gioco di incastri può risultare particolarmente stressante. 

Succede soprattutto in primavera, quando tutti i lavoratori iniziano (spesso proprio su richiesta dell’azienda) a pianificare le vacanze estive. 

Come gestire questa procedura nel migliore dei modi? Vediamo alcuni consigli. 

Anticipare la pianificazione

Nell’ottica di una migliore organizzazione del lavoro, un primo passo è anticipare la pianificazione delle ferie, prevedendo la redazione del piano ferie almeno sei mesi prima dell’inizio delle partenze. La gestione anticipata, infatti, offre sicuramente numerosi vantaggi. 

Tra questi: 

• Si evitano le sovrapposizioni: sapendo con anticipo i piani di tutti sarà più semplice organizzare il piano ferie evitando sovrapposizioni o, nella peggiore delle ipotesi, di dover pagare ferie straordinarie
• Migliora la gestione del lavoro: pianificare per tempo le ferie dei lavoratori permette anche, sia ai manager e sia ai lavoratori stessi, di organizzare il proprio lavoro in modo da non creare problemi di discontinuità nei periodi di assenza
• I dipendenti sono più felici: se migliora l’organizzazione e si evitano le sovrapposizioni anche i lavoratori sono più soddisfatti, visto che loro per primi potranno pianificare meglio e più liberamente le vacanze
• Meno stress: pianificare in anticipo le ferie riduce lo stress e l’ansia perché tutto è già stato programmato e pianificato

Adottare un buon modello di piano ferie

Molte aziende usano un modello, che poi ogni dipendente è tenuto a compilare. Le informazioni da raccogliere e mettere a sistema sono, di base, almeno quattro:

• il nome del dipendente

• il periodo di ferie richiesto

• la durata

• lo stato della richiesta (approvata o in attesa)

Questo “modello”, che va chiaramente adattato a seconda della necessità di ogni azienda, può essere diffuso in molti modi. Per esempio:

• cartaceo, rimane per lo più nelle piccole realtà e ha chiaramente molte controindicazioni, che vanno dall’elevata possibilità di errore alla necessità, comunque, di dover informatizzare con un passaggio successivo
• digitale, con una tabella: può essere condiviso tramite email, è un sistema completamente gratuito e adattabile alle necessità aziendali. Tuttavia, i dipendenti dovrebbero consultare tutti e in modo continuo la versione più aggiornata del file, procedura non sempre semplice. Inoltre è scomodo da usare via smartphone e soggetto a errori umani e di calcolo

• digitale, con un software dedicato. I software possono offrire numerosi vantaggi, tra cui la maggiore trasparenza e tracciabilità del processo, la possibilità di monitorare lo stato delle richieste in tempo reale e la riduzione degli errori umani

I vantaggi della digitalizzazione

Un modo per ottimizzare questo lavoro, risparmiando molto tempo e migliorando l’efficienza, è quindi la digitalizzazione del processo attraverso software che permettono di pianificare ferie e permessi. 

I benefici sono evidenti: avere un software che si auto aggiorna permette di risparmiare il tempo impiegato a compilare la tabella, di consultare sempre lo stesso file – quello corretto – ma anche di semplificare le operazioni, riducendo la burocrazia e aumentando la trasparenza. 

Specifici software, poi, possono offrire anche altri importanti vantaggi. Factorial, ad esempio, è una piattaforma per HR che permette di semplificare i compiti più noiosi, dalla gestione del talento e della performance alla gestione delle ferie, risparmiando oltre 30 ore di lavoro al mese. 

Per quanto riguarda in modo specifico il piano ferie, Factorial permette di: 

• condividere il calendario in tempo reale
• richiedere le ferie o un giorno di permesso con un semplice click da qualsiasi dispositivo 
• automatizzare il processo di approvazione delle richieste, che possono essere consultate e soddisfatte da qualsiasi dispositivo
• creare tipi di assenze personalizzate: ogni azienda può creare la propria policy, con diversi tipi di assenze a seconda delle esigenze
• creare report analitici personalizzati. Si possono esportare dati su permessi e assenze per qualsiasi team, dipartimento o dipendente, così da ottimizzare i processi e ridurre l’assenteismo

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