Cos’è lo smart working e come funziona

Smart working: cos’è e come funziona

Negli ultimi anni tutti abbiamo cominciato a familiarizzare con questa nuova modalità di lavorare.
Il lavoro agile o “smart working” è un nuovo modo di lavorare, caratterizzato dall’assenza di precisi vincoli di orario e di luogo di lavoro. È stato introdotto dal decreto legislativo 81/2017 e si fonda sull’accordo tra lavoratore dipendente e datore di lavoro.

Cos’è lo smart working? Non è un nuovo tipo di contratto di lavoro, ma una modalità alternativa di lavorare che viene stabilita dal contratto di assunzione e dal contratto collettivo applicata in azienda. 

Cosa significa smart working? Secondo la definizione della normativa, lo smart working è una modalità di rendere la prestazione lavorativa senza vincoli di luogo e di orario. 

Dunque, nella sua definizione più rigorosa, il vero smart working significa lavorare quando e dove si vuole, sempre però nel rispetto delle ore giornaliere e settimanali previste dal contratto di lavoro. Dopo il periodo transitorio della pandemia, dal 1° aprile 2024 si è tornati alla disciplina ordinaria: per lavorare in smart working è sempre necessario un accordo specifico tra te e il datore di lavoro.

Quali sono le regole smart working​ 

La disciplina dello smart working è contenuta nel decreto legislativo numero 81 del 2017 che detta le regole per lo smart working.

A partire dal 1° aprile 2024 è ritornata in vigore la disciplina ordinaria, senza eccezioni e deroghe riservate a particolari categorie di lavoratori. Le regole per lo smart working sono poche e molto semplici e spesso le aziende integrano le disciplina ordinaria con proprie regole per lo smart working aziendale.

Vediamo le regole principali smart working previste dalla legislazione nazionale:

• si può lavorare in smart working solo c’è l’accordo tra te e l’azienda;
• l’accordo smart working deve essere redatto per iscritto. Questo accordo contiene la regolamentazione dello smart working aziendale: può indicare, ad esempio, il luogo in cui effettivamente il lavoro sarà svolto e per quanti giorni alla settimana, la fascia oraria di reperibilità, i tempi di riposo e le modalità di utilizzo degli strumenti tecnologici messi a tua disposizione;
• la retribuzione è quella prevista come se si lavorasse in azienda;
• il datore di lavoro è obbligato a fornirti una informativa sulla sicurezza e sugli eventuali sistemi di controllo a distanza;
• hai sempre diritto alla disconnessione.
• lavoro smart working part time: anche in caso di rapporto part time è possibile lavorare in smart working. Non c’è alcuna differenza rispetto ad un orario a tempo pieno; ciò che cambia è solamente l’estensione dell’attività lavorativa: in caso di part time il lavoro smart working sarà limitato all’orario giornaliero o settimanale previsto dal contratto di lavoro.

Se sono in malattia posso lavorare in smart working? 

Assolutamente no, se sei in malattia non puoi lavorare in smart working. 

Il fatto che si lavori da casa non significa che si lavori meno o in modalità meno concentrata. Il fatto di non dover uscire di casa e, quindi che si possa lavorare con il pc dal divano o dal proprio letto, non consente comunque di poter lavorare se sei in malattia.

Anche se potresti svolgere le tue mansioni da casa, in caso di malattia non è consentito lavorare, nemmeno in smart working.

Smart Working 2025: novità normative e tutele per i lavoratori 

Per il 2025 non c’è alcuna novità rilevante, rimane in vigore la disciplina ordinaria senza particolari deroghe. 

Dunque, per tutto l’anno 2025, per poter lavorare in smart working è sempre necessario l’accordo tra lavoratore e azienda. Questa particolare modalità di lavorare non può essere imposta unilateralmente dal datore di lavoro, né pretesa dal dipendente: ormai da aprile 2024, da quando non è stata più approvata la proroga della disciplina speciale, non c’è più alcun diritto allo smart working, nemmeno per i lavoratori fragili.

Differenza tra telelavoro e smart working 

Il telelavoro è un ordinario rapporto di lavoro, con una caratteristica speciale: il luogo di lavoro non è l’azienda, ma la propria abitazione. 

A differenza dello smart working, il telelavoro prevede orari precisi e turni stabiliti. Invece, il vero smart working prevede che, all’interno dell’orario giornaliero e settimanale, il lavoratore possa lavorare quando e dove vuole. 

Per questo motivo, spesso si parla impropriamente di smart working: se il dipendente lavora da casa e deve osservare determinati turni, non è vero smart working, ma telelavoro. La differenza tra telelavoro e smart working è proprio la libertà, o meglio il diritto di poter lavorare quando e dove si vuole: se l’azienda ti vincola con turni e orari precisi, non è smart working ma telelavoro.

Smart working: quali sono vantaggi e svantaggi per il lavoratore? 

I vantaggi dello smart working sono parecchi, in primo luogo l’attività lavorativa stessa ottiene grande flessibilità e autonomia, permettendo di conciliare al meglio i tempi di vita e di lavoro.

Infatti, con lo smart working puoi scegliere luogo, orari e strumenti per svolgere parte del tuo lavoro al di fuori delle mura aziendali, grazie anche alla possibilità di usare strumenti tecnologici di connessione con la sede principale.

Tutto questo porta a sentirsi più responsabili degli obiettivi, aumentando la consapevolezza del proprio lavoro e la soddisfazione per i risultati.

E gli svantaggi dello smart working? Dalla recente esperienza si può affermare che l’attività lavorativa da remoto può comportare una sensazione di “isolamento” rispetto all’ambiente aziendale.

Inoltre, se non viene riconosciuto un effettivo diritto alla disconnessione, il rischio principale è quello di una confusione e continua commistione tra lavoro e vita privata.

Esiste un “diritto allo smart working”?

Poniamo il caso che le mansioni possano essere svolte da casa: puoi pretendere di lavorare da remoto? La risposta è no. Secondo la disciplina generale non esiste alcun diritto a lavorare in modalità agile.

Durante la fase pandemica, per alcune categorie di lavoratori era stato introdotto un vero e proprio diritto allo smart working. 

• Smart working fragili​: non è più un diritto automatico per i lavoratori del settore privato: i lavoratori fragili sono stati gli ultimi a poter rivendicare un diritto a lavorare in questa modalità.

Sono stati i lavoratori fragili e i lavoratori genitori di figli under 14, che fino al 31 marzo 2024 potevano farlo senza dover sottoscrivere un accordo individuale. Dal 1° aprile 2024, però, anche queste categorie di lavoratori rientrano nella disciplina ordinaria, quindi di fatto non esiste più un diritto allo smart working nemmeno per i lavoratori fragili.

Quali possono essere le motivazioni per richiedere smart working

Le motivazioni per poter richiedere lo smart working possono essere molteplici e dipendono dalle caratteristiche di ciascuna realtà aziendale. 

C’è però una regola che vale per tutti i casi: la prestazione lavorativa deve poter essere svolta anche da remoto. In altri termini, per poter chiedere lo smart working, la prima motivazione deve riguardare la possibilità di svolgere l’attività da remoto. 

Dunque il primo dei motivi per richiedere smart working deve evidenziare la possibilità concreta di lavorare da remoto. Se non è possibile, ad esempio perché il lavoro richiede l’utilizzo di macchinari o il contatto con clienti nel punto vendita, è inutile cercare ulteriori motivazioni.

Se invece è possibile svolgere le mansioni da remoto, altre motivazioni per chiedere lo smart working possono essere:

• aver già lavorato in smart working in passato;
• si tratta di una modalità già usata da altri colleghi;
• esigenze di ordine familiare;
• problemi nella gestione dei tragitti casa-lavoro;

Nel caso si tratti della prima occasione di smart working, è opportuno motivare la richiesta come un periodo sperimentale e magari limitato a solo alcuni giorni a settimana, in modo da consentire all’azienda di capire che anche con tale modalità lavorativa, la produttività non viene alterata.

Smart working e maternità: facciamo chiarezza

Le lavoratrici in maternità non hanno diritto allo smart working. Tuttavia, se non esiste più un vero e proprio diritto allo smart working, la legge riconosce una priorità ad alcune categorie di dipendenti nel caso in cui l’azienda decida di proporre una simile modalità lavorativa.

A tal proposito, i datori di lavoro sono tenuti a riconoscere priorità alle richieste di smart working formulate da:

• lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità;
• lavoratori con disabilità in situazione di gravità accertata;
• lavoratori caregiver.

Lo smart working può essere un obbligo?

Se non esiste il diritto, non esiste nemmeno un obbligo di smart working. Come visto, dal 1° aprile 2024 le regole sono uguali per tutti e per poter usufruire di questa modalità è sempre necessario l’accordo tra lavoratore e azienda. 

Questo significa che, a differenza di quanto è accaduto durante la pandemia, l’azienda non può più importi, in modo unilaterale, il lavoro agile, ma è sempre necessario l’accordo tra le due parti. 

In sintesi: nessun diritto a lavorare da remoto e nessun obbligo di rispettare l’eventuale imposizione dell’azienda. Tradotto: senza accordo, niente lavoro agile.

Quali sono gli obblighi del datore di lavoro nello smart working

Innanzitutto, anche in smart working l’azienda deve continuare a rispettare gli obblighi previsti dalla disciplina generale prevista per il lavoro subordinato.
Dunque, sotto questo profilo nulla cambia per il datore di lavoro. 

A questi obblighi, tuttavia, si aggiungono alcune previsioni particolari previste proprio per lo smart working. Ad esempio, il datore di lavoro è sempre responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici che ti affida per lo svolgimento del tuo lavoro. 

Inoltre, sempre per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, l’azienda deve trasmettere un’informativa sulla sicurezza e sui rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Quali poteri di controllo ha il datore di lavoro?

L’accordo stabilisce anche le modalità con cui il datore di lavoro può esercitare il potere di controllo sul tuo lavoro svolto all’esterno delle mura aziendali e individua i comportamenti che potrebbero portare a sanzioni disciplinari.

Vengono, inoltre, fissate le fasce orarie in cui puoi disconnetterti dagli strumenti tecnologici di lavoro e le misure tecniche a ciò necessarie, per evitare che tu debba rimanere continuamente connesso con la sede aziendale.

Sono garantite misure di sicurezza nello smart working?

Sì, il datore di lavoro rimane responsabile della tua salute e della tua sicurezza, individuando i rischi collegati alle particolari modalità di esecuzione del rapporto e predisponendo le necessarie misure di prevenzione.

Rimane garantito, per di più, il diritto all’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali connesse al lavoro svolto fuori dall’ufficio o dalla sede aziendale.

Come viene retribuito lo smart working

Specifichiamo che non cambia nulla rispetto al lavoro in sede. La retribuzione deve corrispondere a quella stabilita dal contratto collettivo per i lavoratori che svolgono le stesse mansioni all’interno dell’azienda. 

Quindi, se ti chiedi se con lo smart working si guadagna di meno, la risposta di norma è no. In alcuni casi può capitare che tu non possa fare del lavoro straordinario e quindi possa ritrovarti con una busta paga più “leggera”, ma la retribuzione ordinaria è la stessa del lavoro in presenza.

I buoni pasto si ricevono in smart working?​ 

Il lavoratore in smart working ha diritto ai buoni pasto solo se previsto dal contratto collettivo, da un accordo aziendale, oppure nel caso in cui l’azienda voglia comunque attribuirli ai propri lavoratori.  Diversamente, il dipendente in smart working non ha diritto ai buoni pasto.

La tematica dei buoni pasto è stata una delle prime rivendicazioni avanzate all’indomani dello smart working di massa adottato all’inizio della pandemia.

I buoni pasto servono a “rimborsare” al dipendente i costi per il pranzo (o per la spesa) nel caso in cui l’azienda non abbia un proprio servizio mensa: ma se il lavoratore è a casa, e dunque può utilizzare la propria cucina, ha comunque diritto ai buoni pasto? Il Tribunale di Venezia è stato il primo a pronunciarsi su questo tema e ha negato il diritto ai buoni pasto a favore dei lavoratori in smart working.

Come deve essere sottoscritto il contratto di smart working​ 

Il contratto smart working, o meglio l’accordo sullo smart working deve essere stipulato per iscritto da azienda e lavoratore.

Con la sottoscrizione dell’accordo smart working, l’azienda deve fornire al dipendente anche le informative sulla sicurezza e sui rischi del lavoro da remoto e l’informativa su eventuali possibili controlli a distanza. 

In molti casi, le aziende adottano un regolamento sullo smart working: in questi casi l’accordo sullo smart working deve riportare il regolamento o deve indicare dove è possibile consultare il regolamento smart working aziendale.

Come attivare lo smart working 

Se tu e l’azienda avete sottoscritto l’accordo per lo smart working, la procedura per attivarlo è molto semplice, al contrario del passato. Infatti, il datore ha l’obbligo di trasmettere, entro i 5 giorni successivi all’inizio del lavoro in modalità agile, la comunicazione di avvio tramite l’applicativo che si trova all’interno del portale Servizi Lavoro. Una volta compiuta questa operazione, lo smart working può iniziare.

Si può lavorare in smart working in Italia per un’azienda estera? 

Sì, è possibile lavorare in smart working in Italia per un’azienda estera​. Tuttavia è opportuno rivolgersi al proprio commercialista per capire a quale regime di tassazione è sottoposto il reddito da lavoro prodotto in Italia ma a favore di un’azienda estera.

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