5 cose da sapere per sviluppare un progetto di comunicazione interna

Tutti lo sanno: saper comunicare efficacemente verso l’esterno significa ottenere risultati importanti in termini di brand awareness, reputazione e, ovviamente, anche di business. E la comunicazione interna? Non è meno importante, ma spesso il suo valore è meno evidente. 

Questa scarsa attenzione per la comunicazione interna emerge anche dai dati: circa il 60% delle aziende non ha alcuna strategia a lungo termine in atto per la propria comunicazione interna. Risultato? Il 73% dei dipendenti ha la sensazione di perdersi informazioni importanti sulla propria azienda.

L’impressione non risparmia nemmeno i manager: il 77% di loro ritiene che la propria azienda non faccia abbastanza per comunicare chiaramente gli obiettivi aziendali e farli corrispondere con quelli dei singoli.

Vediamo insieme, allora, che cos’è la comunicazione interna e come sviluppare un progetto efficace.

Comunicazione interna, cos’è

Chiariamo, prima di tutto, di cosa stiamo parlando. La comunicazione interna (a cui abbiamo dedicato una serie di Live Talks con Barbara Peressoni, Responsabile HR Strategy di Laborability), è l’insieme delle iniziative messe in atto dall’azienda per mettere al corrente i propri collaboratori delle novità aziendali, ma anche per condividere valori, esperienze, progetti, idee.

L’obiettivo primario è quello di coinvolgere tutti i dipendenti su quello che succede all’interno dell’azienda, facendoli sentire parte di un progetto più grande. La comunicazione interna, quindi, è anche un importante strumento di engagement.

Gli attori coinvolti

Inizialmente, tra la metà dell’Ottocento e fino agli anni Settanta del Novecento, le comunicazioni aziendali venivano diffuse tramite bacheche e altri strumenti analogici al solo scopo di impartire direttive e istruzioni per lo più operative. Era una comunicazione completamente calata dall’alto.

Poi, fino ai primi anni Duemila, il focus si sposta dal comando alla persuasione, con l’obiettivo di rendere i lavoratori più motivati e produttivi. Successivamente, dal Duemila ad oggi, la persuasione si trasforma in partecipazione ed emergono figure professionali specializzate nella comunicazione interna. 

Tra queste ci sono prima di tutto i responsabili delle risorse umane, che hanno tra i propri compiti anche quello di coordinare le informazioni da condividere con il personale. 

Ma non solo: tra gli attori coinvolti ci sono anche i responsabili della comunicazione, i social media manager, i community manager e i digital strategist. 

I benefici di un’efficace comunicazione interna 

La comunicazione interna, come abbiamo già visto, è un importante strumento per la motivazione e per l’engagement. La motivazione, d’altra parte, è a sua volta una leva fondamentale per il business: dipendenti motivati, che condividono il purpose aziendale e che stanno bene sul posto di lavoro sono anche più efficienti e produttivi. 

Non solo: le persone che lavorano in azienda, oltre ad essere tra i principali stakeholder aziendali, insieme a investitori e clienti sono anche ambassador del brand. Questo può essere un punto di forza, ma anche di debolezza: le persone, se ignorate, possono contribuire a trasferire messaggi sbagliati anche verso l’esterno.

Una scarsa attenzione alla comunicazione interna, infatti, può portare a conseguenze negative dirette in termini di engagement e motivazione dei collaboratori e indirette, sulla reputazione aziendale e, in alcuni casi, su vendite e fatturato.

Strumenti utili 

Gli strumenti utilizzati nella comunicazione interna aziendale sono per lo più digitali e possono essere riassunti in tre macro famiglie: 

• email e newsletter
• chat e canali broadcast
• intranet e social network aziendali

Email e newsletter si prestano di norma a contenuti di natura informativa, che non richiedono particolare interazione con il collaboratore che le riceve. Il limite, tuttavia, è quello che sperimentiamo tutti ogni giorno: ne riceviamo talmente tante che leggerle tutte è quasi impossibile. 

Anche chat e canali broadcast popolari come Whatsapp o Telegram rappresentano un metodo veloce e immediato per comunicare con i propri collaboratori, ma presentano alcune controindicazioni per quanto riguarda la tutela della privacy. 

E poi c’è l’intranet, usato dalla maggior parte delle aziende. Uno strumento unico che, a diversi livelli, permette la condivisione di informazioni e la collaborazione tra diversi team, ma che talvolta risulta freddo e poco coinvolgente. 

Le fasi di un progetto di comunicazione interna

Concludiamo questo breve approfondimento vedendo, in modo sintetico, le fasi di un progetto di comunicazione interna. 

• conoscere bene il proprio pubblico di riferimento che, in questo caso, è rappresentato dalla popolazione aziendale
• coinvolgere i collaboratori nello sviluppo della strategia chiedendo loro di che tipo di informazione sentono la necessità e attraverso quali canali vorrebbero riceverla
• definiti gli obiettivi è il momento di tradurli in una strategia di comunicazione chiarendo tempi e risorse necessarie e organizzando di conseguenza un piano di lavoro strutturato 
• Ultimo passo: definire specifiche metriche su cui misurare il successo del progetto. Senza questo passaggio rischiamo di non avere mai chiaro quali contenuti funzionano, gli articoli più letti, i video più visti. L’ideale è prendere periodicamente un momento per analizzare i dati insieme al team di lavoro.

Vuoi saperne di più? Segui i Live Talks dedicati alla comunicazione interna con Barbara Peressoni.

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