Comunicazione interna aziendale: gli strumenti da conoscere

Quali sono i principali strumenti di comunicazione interna

La comunicazione può viaggiare su molti canali, multimediali e non, e gli strumenti di comunicazione interna hanno dei punti di forza e di debolezza. Per quanto riguarda nel dettaglio la comunicazione interna aziendale i tool a disposizione sono per lo più digitali. I più conosciuti sono almeno cinque:

• e-mail e newsletter
• chat e canali broadcast
• intranet
• social network aziendali
• brand journalism

Tutti questi strumenti di comunicazione aziendale interna presentano dei punti di forza ma anche delle criticità e, soprattutto, per essere veramente efficaci devono essere utilizzati nel contesto giusto. 

Vediamo insieme quali sono i pro e i contro di ogni canale e quale può essere lo strumento più utile a seconda della situazione di partenza. 

Strumenti della comunicazione interna: e-mail e newsletter

E-mail e newsletter sono in assoluto gli strumenti più utilizzati nel mondo della comunicazione aziendale. Si prestano di norma a contenuti di natura informativa che non richiedono particolare interazione con il collaboratore che le riceve.

Nel caso di comunicazioni massive, i principali strumenti di e-mail marketing possono essere ben adattati alle esigenze di comunicazione interna, creando liste dedicate per tipologia di ricevente.

Pro: trattandosi di un mezzo sdoganato da lungo tempo anche fra i meno avvezzi alla tecnologia, non necessita di corsi di formazione per imparare a usarlo. Le e-mail ci raggiungono ovunque, tutti sappiamo leggerle e permettono di veicolare contenuti in modo chiaro e completo. 

Contro: proprio per le ragioni sopra elencate, veniamo quotidianamente sommersi di e-mail, al punto che risulta pressoché impossibile leggerle tutte. Di conseguenza la comunicazione via mail può risultare talvolta inefficace, perché per motivi in realtà scollegati dal mezzo in sé i contenuti rischiano di perdersi o di non essere visti.

Strumenti della comunicazione interna: chat e canali broadcast  

Anche le chat vengono ormai utilizzate universalmente da tutti, indipendentemente dall’età e dalla confidenza con la tecnologia. I canali di messaggistica istantanea rappresentano quindi un metodo veloce e immediato per comunicare con i propri collaboratori.

Pro: la chat è sempre a portata di mano, è semplicissima da usare e molto diretta. Il contenuto arriva all’istante sul nostro smartphone e attira subito l’attenzione. Infatti, molte aziende l’hanno usata nel periodo emergenziale per diffondere comunicazioni e informazioni relative alle misure di sicurezza, o semplicemente per far sentire la propria vicinanza a chi si trovava a casa.

Contro: questi strumenti presentano importanti limiti tecnici e di privacy, se non si usano chat legate a strumenti aziendali. Inoltre, per la loro natura effimera i messaggi istantanei sono efficaci solo se usati per comunicazioni brevi e informali. 

Strumenti della comunicazione interna: intranet

La intranet è probabilmente il mezzo di comunicazione interna più diffuso a livello aziendale, permette la condivisione di informazioni e la collaborazione tra diversi team.

Ne esistono di diversi tipi.

L’intranet tradizionale (o intranet 1.0) permette la condivisione di informazioni top-down (dal management verso i collaboratori) e di documenti aziendali importanti.

La sua evoluzione è l’intranet sociale (o intranet 2.0). In questo caso la comunicazione non è unidirezionale, ma coinvolge attivamente anche i dipendenti, che possono collaborare nella creazione dei contenuti. 

Pro: permette di veicolare informazioni in modo controllato. Le persone possono consultarle solo in caso di bisogno, trovandole sempre a disposizione.

Contro: spesso non è ottimizzato per una fruizione da mobile ed è uno strumento troppo statico e poco intuitivo da utilizzare. Spesso, inoltre, si può accedere solo quando si è connessi dalla rete aziendale.

Strumenti della comunicazione interna: social network aziendali 

Un’ulteriore evoluzione dell’intranet, che punta ancora di più sull’interazione tra pari, sono i social network aziendali, dove ogni dipendente, attraverso il suo profilo personale, può fare networking e comunicare velocemente con i colleghi.

Pro: permettono un’interazione immediata e, se utilizzati bene, possono essere molto coinvolgenti.

Contro: le informazioni vengono presentate tutte allo stesso livello, quindi non sono agilmente segmentate per argomento o interesse. Di conseguenza, quando reperire l’informazione necessaria risulta difficile si perde velocemente interesse.

Strumenti della comunicazione interna: qual è il migliore  

Tutti questi strumenti sono dei mezzi importanti per comunicare all’interno di un’azienda. Come abbiamo visto, per superare i loro limiti è importante utilizzare ogni strumento nel contesto giusto. Un altro aspetto fondamentale da tenere in considerazione è il metodo che vogliamo seguire per comunicare.

Uno dei problemi maggiori per le aziende oggi è rappresentato dai bassi tassi di coinvolgimento delle proprie persone. Chi lavora si sente coinvolto quando: capisce cosa deve fare, ha a disposizione gli strumenti giusti per svolgere il suo lavoro e ha dalla sua parte manager e team.

Le aziende parlano sempre più spesso di persone al centro, ma questa affermazione non sempre si traduce in soddisfazione di chi lavora, soprattutto per quanto riguarda la comunicazione interna. Secondo una nostra ricerca, 3 persone su 4 non sono soddisfatte della comunicazione interna dell’azienda, e questo è un problema.

Comunicare con il personale permette di condividere gli obiettivi aziendali e fare in modo che tutte le persone si sentano coinvolte e motivate al raggiungimento di quegli stessi obiettivi.

Possiamo quindi dire che non esiste uno strumento migliore degli altri. La vera differenza sta nel ruolo e obiettivo che diamo alla comunicazione aziendale.

Laborability For: servizio di comunicazione interna per aziende

Spesso le organizzazioni pensano che una buona soluzione tecnologica possa fare la differenza, ma non pensano alla strategia di comunicazione.

Dall’altro lato c’è invece chi si affida a un’agenzia di comunicazione tradizionale, sottovalutando l’impatto di uno strumento tecnologico avanzato.

laborability for vuole unire questi due aspetti dando alle organizzazioni un servizio di comunicazione e employee engagement.

Ogni giorno parliamo di lavoro con centinaia di migliaia di lavoratrici e lavoratori usando un linguaggio chiaro e coinvolgente, dunque sappiamo quanto è importante mettere davvero le persone al centro.

Laborability for vuole essere tecnologia e contenuto a servizio delle persone che lavorano. Partiamo da un’analisi approfondita dei bisogni e dei comportamenti delle persone e creiamo contenuti che spiegano cose complesse in modo semplice. 

Lo facciamo attraverso una piattaforma facile da utilizzare che permette di raccogliere e analizzare i dati, così da continuare a migliorare.

Siamo al fianco dell’azienda per tutta la durata del progetto. Lavoriamo in prima persona per il suo successo e misuriamo il suo impatto sulla consapevolezza, il benessere e il coinvolgimento del personale.

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