Cos’è e come leggere la busta paga: una guida completa

Pubblicato il: 9 dicembre 2024

Tempo di lettura: 11 min

Scopriamo passo passo come leggere e capire tutte le voci che si trovano nel prospetto paga

La busta paga è uno di quei documenti che riceviamo regolarmente ogni mese, ma spesso non ci prendiamo il giusto tempo per capirla a fondo. Eppure, è uno strumento fondamentale per tutte le persone che lavorano: non solo perché riporta il compenso per il lavoro svolto, ma anche perché racchiude una serie di informazioni cruciali sulla retribuzione, sulle imposte da pagare e sulla maturazione delle ferie e dei permessi.

Vien da sé che capire come leggere una busta paga è essenziale per assicurarti che tutto sia corretto e per avere piena consapevolezza dei tuoi diritti.

In questa guida ti accompagniamo passo dopo passo nella lettura di questo documento con serenità e senza stress. Iniziamo!

Cos’è la busta paga

Partiamo dal principio: cos’è la busta paga? Potremmo definirla come il documento che sigilla nero su bianco il rapporto economico tra te e il tuo datore di lavoro in base a quanto accordato in fase di assunzione. Nel caso in cui, però, nel corso del rapporto di lavoro, ci siano state delle modifiche, come ad esempio un aumento di livello o il semplice cambio di residenza, la busta paga dovrà essere aggiornata con tutte queste novità.

Ogni mese riepiloga tutti gli elementi fissi e variabili della tua retribuzione: dalla paga base prevista dal CCNL a eventuali superminimi, oltre a indicare in modo preciso tutte le ore di straordinario e/o festività svolte nel mese, con il corrispondente valore economico.

Ma non solo: sono esposte anche tutte le trattenute previdenziali, e cioè la somma da versare all’Inps a titolo di contributi per la pensione e l’assicurazione in caso di malattia e maternità, e quelle fiscali cioè l’IRPEF lorda e netta, tenendo conto di eventuali detrazioni o agevolazioni fiscali.

Ma la busta paga non è solo un pezzo di carta o un PDF che arriva ogni mese: è un tuo diritto, o meglio il datore di lavoro è obbligato per legge a consegnarla in maniera puntuale e completa.

Come si legge una busta paga?

Se hai preso in mano la tua busta paga e hai pensato “Da dove inizio?”, sappi che sei in grande compagnia. Per molti lavoratori, il cedolino paga è un vero e proprio enigma, dato che contiene tantissime informazioni, spesso anche con diciture o abbreviazioni non facili da capire.

Cerchiamo quindi di scoprire insieme come leggere la busta paga in modo semplice.

La prima cosa da sapere è che, anche se non esiste una forma di busta paga uguale per tutti, ogni documento è diviso in tre sezioni ben precise:

parte alta (detta anche testa): sono riportati i tuoi dati personali e quelli del tuo datore di lavoro. Ma non solo: troverai anche il mese a cui la busta paga fa riferimento e i dati essenziali del tuo rapporto di lavoro;

parte centrale (detta anche corpo): qui trovi tutto quello che è successo nel mese. Ore di straordinario, malattia, permessi, festività godute e via dicendo;

parte finale (detta anche piede): di solito è la parte più difficile perché riporta tutte le trattenute contributive e fiscali e il riepilogo dell’irpef netta da pagare.

Conoscere questa suddivisione è importante per sapere come leggere una busta paga, anche se, come abbiamo già spiegato, non tutti gli elementi sono riportati nello stesso modo tra le diverse buste paga e quindi può essere difficile sapersi orientare. Se il tuo obiettivo, però, è avere una procedura semplice e a portata di mano per come si legge una busta paga ecco i nostri consigli:

prendi la tua lettera di assunzione e controlla che i dati riportati in questo documento siano gli stessi che trovi nella busta paga. Nel caso in cui ci siano state delle modifiche, assicurati che la busta paga sia aggiornata;
capisci qual è il contratto collettivoÈ l’accordo stipulato a livello nazionale tra i sindacati di rappresentanza dei lavoratori e dei datori di lavoro per regolare determinati aspetti dei contratti individuali di lavoro di un certo settore (es. orario di lavoro, retribuzione minima, ferie, congedi, ecc.). More applicato in azienda. Ogni settore ha le proprie regole e conoscere questo dato è un passo non trascurabile se vuoi sapere come si legge una busta paga;
assicurati che gli elementi essenziali della retribuzione stabiliti dal contratto collettivo siano gli stessi riportati nel tuo cedolino. Parliamo di: paga base, contingenza, EDR, elementi provinciali, indennità legate al ruolo e ogni altro elemento fisso stabilito dal CCNL. Non ti preoccupare: a questi, possono aggiungersi altre voci pagate in più dal datore di lavoro;
tieni d’occhio il calendario delle presenze e assenze e controlla che eventuali periodi di assenza tutelata dalla legge (come ad esempio la maternità, la malattia o l’infortunio) siano riportati nel corpo del cedolino. Fare questo controllo incrociato ti fa fare un passo avanti su come si legge la busta paga!
controlla gli importi dell’IRPEF lorda e dell’IRPEF netta per avere almeno un’idea sul calcolo delle imposte che devi versare allo Stato. In questa sezione puoi controllare che le detrazioni fiscali a cui hai diritto ti vengano riconosciute nel modo giusto.

Leggere la busta paga: intestazione, dati contrattuali, previdenziali e fiscali

Entriamo un po’ più nel vivo del documento. Quali sono gli elementi da controllare in ogni sezione per leggere la busta paga nel modo migliore?

Nella parte alta della busta paga troviamo tutto ciò che riguarda l’identificazione del rapporto di lavoro. Qui sono indicati i tuoi dati personali, come nome, cognome e codice fiscale, ma anche quelli del tuo datore di lavoro, incluso il numero di matricola aziendale Inps e Inail.

Oltre a tutto questo, sono in genere riportati tutti gli elementi essenziali del rapporto di lavoro: se sei full time o part time, se la tua qualifica è impiegato, operaio, quadro o dirigente, il livello di inquadramento ed eventualmente anche le tue mansioni. Non dimentichiamoci, poi, dello specchietto dedicato agli elementi della retribuzione.

Questa sezione, apparentemente insignificante, è in realtà molto importante. Prendiamo ad esempio, il livello contrattuale: questo elemento influisce in primis sulla tua paga base perché a ogni livello corrisponde un valore economico diverso, ma anche su altri istituti come ad esempio il preavviso in caso di dimissioni o licenziamento.

Non dimentichiamoci, poi, della data di assunzione in base alla quale maturano gli scatti di anzianità e cioè quegli importi riconosciuti in aggiunta alla normale retribuzione in base a quanti anni hai lavorato nella stessa azienda.

Tralasciando la parte centrale della busta paga, che può essere diversa da persona a persona in base a cosa è successo nel mese, e passando quindi alla parte bassa, vediamo come controllare le trattenute che il datore di lavoro versa per tuo conto. Non prendere sotto gamba questo aspetto: nonostante il pagamento sia gestito dal tuo datore di lavoro in veste di sostituto d’imposta, sapere quanto lasci all’Inps e allo Stato è cruciale. Nello specifico:

i contributi Inps: servono per la tua futura pensione e per assicurarti eventuali indennità in caso di maternità, malattia e disoccupazione. In genere si paga un 9,19% o 9,49% a seconda del settore in cui lavori;
l’IRPEF è l’imposta sul reddito delle persone fisiche che tutte le persone con un reddito da lavoro dipendente devono pagare. Come vedremo meglio dopo, si paga una percentuale progressiva in base alla fascia di reddito in cui ci si trova.

Come calcolare il netto in busta paga

Uno degli aspetti che più interessa alle persone che lavorano è il famoso calcolo netto in busta paga, ovvero la cifra che effettivamente arriva sul conto corrente ogni mese. Ma come calcolare il netto in busta paga a partire dal lordo? Può essere semplice capirlo, se si conoscono i passaggi giusti.

Si parte dalla retribuzione totale lorda, che include tutte le componenti fisse e ricorrenti del tuo stipendio: paga base, contingenza, superminimi, indennità varie e voci imponibili come ad esempio il compenso per le ore di straordinario. In pratica, la somma di questi elementi nella busta paga lo possiamo trovare sotto la voce “totale competenze”.

Trovato questo dato, dobbiamo togliere il totale dei contributi da pagare, che possiamo trovare sotto la voce “totale oneri sociali”, e poi le imposte e cioè l’IRPEF netta incluse le addizionali. L’importo finale è il risultato di tutti gli eventuali arrotondamenti al centesimo.

Facciamo un esempio pratico molto semplice, giusto per capire il funzionamento: se il totale delle competenze è pari a 1.700 € e le trattenute totali ammontano a 365 € (160 € di contributi e 205 € di Irpef), il tuo netto sarà di 1.335 €. Ricorda, inoltre, che le detrazioni fiscali, come quelle da lavoro dipendente, possono incidere positivamente sul risultato finale aumentando il netto.

Piccola precisazione in merito alle percentuali contributive e fiscali.

A oggi, nel 2024, la situazione è la seguente:

contributi: nella maggioranza dei casi la percentuale da pagare è pari al 9,19%, ma con il taglio contributivo confermato dalla legge di bilancio 2024, è ridotta a 3,19% o 2,19% a seconda dei casi;
IRPEF: sono state ridotte a tre le aliquote da calcolare in base alla fascia di reddito in cui ti ritrovi:

23% per i redditi fino a 28.000 € annui (2.333,33 mensili);
35% per i redditi compresi tra 28.001 e 50.000 € (2.333,33 € e 4.166,66 € mensili);
43% per i redditi superiori a 50.000 € (oltre i 4.166,66 € mensili).

Come leggere le ferie in busta paga

Avere cura di controllare le ferie in busta paga è uno degli step per monitorare il tuo diritto al riposo e alla pausa dal lavoro per il recupero delle energie psico fisiche. Ricordiamo, infatti, che le ferie sono un diritto a cui chi lavora non può mai rinunciare e che non possono essere sostituite da alcuna somma economica, se non alla fine del rapporto di lavoro.

Proprio per questo motivo, ogni persona con un contratto di lavoro dipendente ha diritto a un numero di giorni di ferie annuali pagati, stabiliti dal contratto collettivo nazionale e/o dalla legge. Prendiamo l’esempio del CCNL del Commercio: prevede 26 giorni di ferie considerando una settimana lavorativa che va dal lunedì al sabato.

Come si calcolano le ferie in busta paga?

Per sapere come si calcolano le ferie in busta paga, è necessario unire le regole previste dalla legge con quelle contenute nel contratto collettivo nazionale di categoria che vale per il tuo rapporto di lavoro.

Di norma, ogni mese maturi un certo numero di giorni di ferie, che corrispondono a una frazione delle ferie annuali previste. Ad esempio, se il CCNL prevede 26 giorni di ferie all’anno, maturerai circa 2,17 giorni al mese.

Per legge, invece, ogni persona che lavora ha diritto a quattro settimane di ferie all’anno pagate che equivalgono a 28 giorni di calendario che devono essere prese:

due settimane, anche una in seguito all’altra se lo richiedi, nell’anno in cui maturano;
due settimane rimanenti, entro i 18 mesi successivi al termine del periodo di maturazione. Se questo periodo non viene rispettato, dovrai anticipare i contributi Inps sulle somme equivalenti alle ferie non ancora godute.

Specificate queste regole molto importanti, vediamo ora come leggere le ferie in busta paga, o meglio: dove si vedono le ferie in busta paga.

Per prima cosa, devi cercare la sezione a loro dedicata che spesso è affiancata a quella dei permessi.

Puoi trovare tutte le informazioni su quello che hai maturato e goduto, con anche eventuali residui di ore o giorni dall’anno precedente, nei relativi contatori e cioè piccole tabelle che, in genere, sono nel fondo della busta paga. Qui vedrai:

residuo AP cioè quante ferie residue hai al 31/12 dell’anno precedente (AP sta proprio per anno precedente);
maturato AC cioè quanti giorni o ore hai accantonato dall’inizio dell’anno fino a oggi (AC sta per anno corrente);
goduto AC cioè quanti giorni o ore di ferie hai preso nel periodo considerato;
residuo totale cioè il residuo dell’anno scorso, sommato al maturato di quest’anno a cui va tolto il goduto sempre di quest’anno.

Sarà proprio qui che potrai monitorare le ferie godute in busta paga, ma anche le ferie non godute in busta paga. Per le prime, vedrai il riporto di quanto preso a titolo di ferie nella sezione “goduto AC”, mentre per le seconde troverai tutto nella sezione “maturato AC”.

Attenzione: le ferie non scadono mai. Questo vuol dire che, a differenza dei permessi in busta paga, continuerai a portare avanti il maturato e non goduto fino a quando riuscirai ad accordarti con il tuo datore di lavoro per farle.

Ferie e permessi in busta paga, infatti, possono funzionare in modo diverso. Per quale motivo? Alcuni CCNL prevedono che se hai un monte ore di permessi maturato ma non goduto entro una certa data (stabilita sempre dal CCNL), l’importo equivalente a quelle ore accantonate ti deve essere pagato.

Questo vuol dire che il contatore dei permessi viene portato a zero e nel corpo del cedolino troverai una voce relativa alla liquidazione di questi permessi.

Ricordati che quando parliamo di permessi, possiamo riferirci a diverse tipologie: ROL (riduzione orario di lavoro), PAR (permessi annui retribuiti, validi nel settore metalmeccanico), permessi ex festività e via dicendo.

Scatti di anzianità in busta paga

Gli scatti di anzianità in busta paga sono uno dei riconoscimenti economici più importanti per chi lavora da diversi anni nella stessa azienda. Ogni scatto rappresenta un incremento della retribuzione, calcolato in base:

al contratto collettivo nazionale applicato: come abbiamo già detto, infatti, ogni settore ha le proprie regole;

al livello di inquadramentoServe a classificare il personale dipendente in base alla categoria, alla qualifica professionale e alle attività concretamente svolte (mansioni). Da esso dipende il trattamento economico e normativo applicato al singolo dipendente. More: in genere i livelli più alti, hanno un valore economico di un singolo scatto più alto rispetto a tutti gli altri;

al numero di anni lavorati nella stessa azienda: più anni accantoni e più scatti avrai, fino ad arrivare al limite massimo previsto dal CCNL.

Di solito, viene riconosciuto uno scatto ogni 2 o 3 anni di lavoro e nella busta paga sono riportati con una voce separata.

Dove si vede, quindi, lo scatto di anzianità in busta paga? Dato che è un elemento fisso e ricorrente della retribuzione e che incide sul calcolo di tutti gli altri elementi lo puoi trovare nella stessa sezione in cui sono indicati la paga base, la contingenza, gli eventuali superminimi, gli EDR e via dicendo.

Dove si vede il TFR in busta paga

Il TFR, e cioè il Trattamento di Fine Rapporto, è una somma che accantoni ogni mese di lavoro e per tutta la durata del rapporto, ma che ti verrà pagata solo in un secondo momento e cioè quando terminerai la collaborazione con il tuo datore di lavoro, qualunque sia il motivo.

Anche se viene pagato solo alla fine del rapporto di lavoro, salvo eventuali anticipi che puoi aver chiesto durante il rapporto di lavoro, è importante sapere dove si vede il TFR in busta paga. Nonostante questo, però, dobbiamo fare un’importante precisazione: esporre il TFR in busta paga non è obbligatorio, quindi potresti anche ritrovarti senza questo dato nel tuo cedolino ed è del tutto normale.

Cosa fare in questi casi? Dipende se l’hai lasciato in azienda oppure lo hai versato in un fondo pensione, però in genere puoi sempre chiedere all’ufficio risorse umane della tua azienda di fornirti un’estrazione di tutte le somme che hai accantonato.

Nel caso in cui, invece, questo dato ci sia, è riportato in una sezione dedicata generalmente sempre nella parte bassa del documento. Puoi trovare informazioni come:

retribuzione mensile e annuale del TFR: retribuzione del mese e anno corrente utile ai fini del TFR;
fondo pensione TFR: contributo che finanzia il Fondo di Garanzia Inps che interviene quando il datore di lavoro non paga il TFR;
progressivo fondo previdenza da TFR: importo che hai maturato della quota obbligatoria di TFR annuale nel caso in cui hai destinato il TFR a un fondo di previdenza Complementare.

La tabella codici busta paga: un esempio

Ogni busta paga include una serie di codici, spesso poco comprensibili. Questi identificano le diverse voci della retribuzione, delle trattenute e dei contributi.

Ancora una volta, non esiste un elenco di codici uguale per tutte le buste paga perché dipende dal tipo di programma paghe che viene usato dall’azienda o dal consulente del lavoro per elaborare i cedolini. Per questo motivo, è impossibile avere una tabella di codici della busta paga da consultare ogni volta che vogliamo capire il nostro cedolino.

Prendiamo ad esempio questa busta paga:

Come puoi vedere, a ogni voce della retribuzione, corrisponde un codice della busta paga che serve a identificare in modo chiaro e univoco, sempre dentro al gestionale paghe, quella voce.

Come capire se le trattenute in busta paga sono giuste

Verificare che le trattenute siano corrette è fondamentale per evitare errori che potrebbero costarti caro, soprattutto quando fai la dichiarazione dei redditi.

La prima cosa da sapere è la fascia di reddito (annuale o mensile) in cui rientri per il calcolo dell’Irpef. Come ti abbiamo già spiegato nei paragrafi precedenti, a oggi esistono tre diverse fasce:

fino a 28.000 €, l’IRPEF è pari al 23%;

da 28.001 a 50.000 €, abbiamo un 35%;

oltre i 50.000 €, abbiamo un 43%.

Poi, cerca nel cedolino la voce “Imponibile fiscale” o “Imponibile Irpef lorda” perché questa è la base di partenza su cui verrà effettuato il calcolo progressivo dell’irpef.

Nel nostro esempio, partendo da un imponibile di 1.631,85 € e calcolando l’aliquota del 23%, otteniamo un’IRPEF lorda di 375,33 €.

Attenzione: l’IRPEF netta si ottiene solo dalla differenza tra l’IRPEF lorda e cioè i nostri 375,33 euro e le detrazioni che ti spettano (203,99 €). Otteniamo così 171,34 € di trattenuta finale. Oltre a questa devi considerare le addizionali regionali e comunali che vanno sommate al valore dell’IRPEF netta. A tal proposito, ricordati sempre di comunicare eventuali variazioni della tua residenza perché se cambi comune o regione di residenza, cambiano anche le percentuali di addizionali da pagare.

A ogni modo, se ti sorge qualche dubbio, non esitare a chiedere informazioni all’ufficio risorse umane o a un consulente del lavoro di tua fiducia: meglio chiarire subito piuttosto che scoprire errori dopo anni.

Quando e come viene consegnata la busta paga

La busta paga deve essere consegnata ogni mese, generalmente entro la fine del mese successivo a quello di riferimento. Se ti stai chiedendo quando arriva la busta paga, tieni presente che c’è un’espressa previsione di legge che obbliga i datori di lavoro alla consegna del prospetto paga nel momento in cui ti viene pagata la retribuzione.

Ma perché è importante che ti venga consegnata? Questo documento è l’unico a racchiudere in modo completo e chiaro tutto quello che ti è stato effettivamente riconosciuto e ti può tornare utile qualora dovessero sorgere delle controversie con il datore di lavoro.

Ma quindi quando arriva la busta paga? Come abbiamo già detto, la legge impone al datore di lavoro di consegnarla insieme al pagamento dello stipendio. Ma attenzione: non prevedeva una data precisa per la consegna. Dal 2008 però, c’è l’obbligo della tenuta del Libro Unico del Lavoro (LUL), per cui la consegna deve essere fatta entro la fine del mese successivo a quello di competenza.

Che fare se non ti viene consegnata? Puoi far valere il tuo diritto rivolgendoti all’Ufficio dell’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente e far pagare una sanzione al tuo datore di lavoro che va da un importo minimo a un massimo a seconda della gravità del caso.

Non ti scoraggiare: in questo articolo ti abbiamo esposto tutti i nostri consigli e alcuni segreti per saper leggere la busta paga. All’inizio ti può sembrare tutto molto complicato e caotico, ma con un po’ di pratica diventerà sempre più facile. E ricordati: non puoi continuare a non leggerla, perché è uno strumento fondamentale per monitorare i tuoi diritti e il tuo stipendio!